Jeśli prowadzisz kancelarię adwokacką albo radcowską to ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej nie jest w takim przypadku jednym z wielu dobrowolnych wydatków związanych z Twoją działalnością prawniczą. Wykonujący zawód adwokat i radca prawny podlegają bowiem obowiązkowemu ubezpieczeniu OC.
Czy zatem składkę OC adwokata lub radcy prawnego można wrzucić w koszty kancelarii? Co do zasady – tak. Związek takiego wydatku z wykonywaniem zawodu jest bardzo wyraźny.
Musisz jednak odróżnić obowiązkowe OC zawodowe od dodatkowych polis i ubezpieczeń, które prawnik może wykupić dla siebie albo swojej kancelarii.
Czy OC adwokata można wrzucić w koszty?
Oczywiście tak. Prawo o adwokaturze nakłada na adwokata obowiązek posiadania ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone przy wykonywaniu czynności zawodowych.
Obowiązek ten siłą rzeczy nie dotyczy adwokatów, którzy swojego zawodu nie wykonują.
Jeżeli więc wykonujesz zawód adwokata i prowadzisz kancelarię, ubezpieczenie OC jest bezpośrednio związane z Twoją działalnością zawodową. Innymi słowy mówiąc, aby wykonywać swój zawód, musisz być objęty odpowiednią ochroną ubezpieczeniową. Trudno o bardziej czytelny związek wydatku z prowadzoną działalnością.
Dlatego składka na obowiązkowe OC adwokata będzie co do zasady stanowiła koszt uzyskania przychodu.
Czy OC radcy prawnego jest kosztem?
To samo będzie dotyczyć także działalności prawniczej radcy prawnego (zobacz akt prawny). Radca prawny wykonujący zawód również podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone przy wykonywaniu czynności zawodowych.
Podobnie jak u adwokatów także i tutaj obowiązek ubezpieczenia nie dotyczy radców prawnych niewykonujących zawodu.
Jeżeli prowadzisz kancelarię radcowską i wykonujesz w jej ramach zawód radcy prawnego, koszt obowiązkowego OC ma wyraźny związek z prowadzoną działalnością. Może więc zostać uwzględniony w kosztach podatkowych kancelarii.
Dlaczego OC prawnika może być kosztem podatkowym?
Ogólna zasada dotycząca kosztów uzyskania przychodów wymaga związku pomiędzy poniesionym wydatkiem a osiąganiem przychodów albo zachowaniem lub zabezpieczeniem ich źródła (22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). W przypadku OC zawodowego ten związek jest oczywisty i niezaprzeczalny.
Wyobraź sobie dwa wydatki:
garnitur za 5 000 zł oraz obowiązkowe OC adwokata.
Przy garniturze natychmiast pojawia się pytanie o możliwość wykorzystania go również prywatnie (pisaliśmy o tym tutaj>>). Zaś przy obowiązkowym OC zawodowym sytuacja jest zupełnie inna. Ubezpieczenie istnieje właśnie dlatego, że wykonujesz określony zawód.
Chroni przed konsekwencjami szkód związanych z wykonywaniem przez Ciebie czynności zawodowych, a sam obowiązek jego posiadania wynika z przepisów.
Składka ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej to jeden z najbardziej charakterystycznych kosztów prowadzenia kancelarii prawnej.
Co właściwie obejmuje obowiązkowe OC prawnika?
OC zawodowe ma chronić przed finansowymi konsekwencjami szkód wyrządzonych w związku z wykonywaniem zawodu. Prawnik (podobnie jak księgowa!) ponosi przecież odpowiedzialność za swoją pracę. Błąd może polegać przykładowo na:
- niedochowaniu terminu,
- nieprawidłowym wykonaniu czynności zawodowej,
- zaniechaniu określonego działania,
- błędzie przy świadczeniu pomocy prawnej.
Ten katalog jest z pewnością znacznie większy. W określonych okolicznościach konsekwencją może być powstanie szkody po stronie klienta. I właśnie dlatego ustawodawca wymaga posiadania ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej. Pokazuje to jeszcze wyraźniej, dlaczego koszt polisy pozostaje w związku z wykonywaniem zawodu.
Czy składka OC zawarta w opłatach samorządowych jest kosztem?
W praktyce prawnik nie zawsze otrzymuje klasyczną polisę i osobną fakturę za ubezpieczenie kupione bezpośrednio u przypadkowo wybranego ubezpieczyciela. Sposób organizacji ubezpieczenia może wynikać z rozwiązań przyjętych przez dany samorząd zawodowy.
Dlatego dla księgowości ważne jest ustalenie:
- czego dokładnie dotyczy płatność,
- jaka część opłaty stanowi składkę ubezpieczeniową,
- za jaki okres jest pobierana,
- jaki dokument potwierdza poniesienie wydatku.
Nie oznacza to, że brak klasycznej faktury VAT automatycznie pozbawia Cię możliwości rozliczenia tego wydatku, ponieważ koszt podatkowy nie zawsze musi być udokumentowany typową fakturą VAT.
Ważne jest natomiast prawidłowe udokumentowanie poniesionego wydatku i jego związku z działalnością.
A co ze składkami adwokackimi i radcowskimi?
To jest całkowicie osobny temat. Oprócz kosztu ubezpieczenia prawnik ponosi również składki związane z przynależnością do samorządu zawodowego. Ich podatkowe rozliczenie omówiliśmy oddzielnie:
Zobacz tutaj: Składki adwokackie i radcowskie – czy można zaliczyć je do kosztów?
Warto te wydatki rozróżniać. Choć oba są charakterystyczne dla wykonywania zawodu prawnika, ich podstawa i charakter nie są identyczne.
Czy dodatkowe OC adwokata lub radcy prawnego może być kosztem?
A co, jeśli obowiązkowe ubezpieczenie Ci nie wystarcza? Możesz przecież uznać, że ze względu na rodzaj prowadzonych spraw albo wartość obsługiwanych transakcji potrzebujesz znacznie większej ochrony.
Wyobraź sobie kancelarię obsługującą transakcje o wartości kilkudziesięciu milionów złotych. Albo prawnika / prawniczkę, którzy zajmują się skomplikowanymi sporami gospodarczymi, transakcjami M&A czy dużymi projektami nieruchomościowymi.
W takim przypadku dodatkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej może mieć bardzo racjonalne uzasadnienie gospodarcze.
Fakt, że dana polisa jest dobrowolna, nie oznacza automatycznie, że nie może być kosztem podatkowym. Kluczowe jest inne pytanie: dlaczego ją kupujesz?
Jeżeli dodatkowa ochrona służy zabezpieczeniu ryzyka wynikającego z działalności kancelarii, istnieje argument za związkiem wydatku z zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów, a więc wydatek ten w takiej sytuacji może stanowić koszt uzyskania przychodu.
OC nadwyżkowe – czy można zaliczyć do kosztów?
Jednym z przykładów dodatkowego zabezpieczenia może być tzw. ubezpieczenie nadwyżkowe. Jego zadaniem jest zwiększenie ochrony ponad poziom zapewniany przez podstawowe ubezpieczenie.
Z punktu widzenia podatkowego ważny jest gospodarczy sens takiego wydatku. Jeżeli wysokość potencjalnych roszczeń związanych z działalnością kancelarii powoduje, że podstawowa ochrona jest niewystarczająca, zwiększenie sumy ubezpieczenia może być racjonalnym działaniem przedsiębiorcy.
W takim przypadku również należy przeanalizować możliwość zaliczenia składki do kosztów uzyskania przychodów.
OC adwokata a OC kancelarii – to nie zawsze to samo
Warto zwrócić uwagę na jeszcze jedno rozróżnienie. Otóż OC zawodowe konkretnego adwokata lub radcy prawnego nie musi być tym samym co dodatkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej kancelarii.
Ma to szczególne znaczenie w większych kancelariach. Kancelaria może zatrudniać lub współpracować z wieloma prawnikami, mieć pracowników administracyjnych, wynajmować biuro, przetwarzać ogromne ilości danych i realizować skomplikowane projekty. Zakres ryzyk związanych z działalnością całej organizacji może być więc szerszy niż odpowiedzialność zawodowa pojedynczego prawnika.
Jeżeli kancelaria wykupuje dodatkową polisę właśnie po to, aby zabezpieczyć ryzyka związane z prowadzoną działalnością, również należy przeanalizować możliwość rozliczenia jej jako kosztu.
Czy ubezpieczenie od cyberataków może być kosztem kancelarii?
Coraz częściej celem cyberataków mogą być również kancelarie prawne. To szczególne zagrożenie, gdyż kancelaria przechowuje dane klientów, dokumenty procesowe, umowy, opinie, korespondencję i inne poufne informacje.
Atak ransomware, wyciek danych czy włamanie do systemu informatycznego może mieć bardzo poważne konsekwencje. Dlatego kancelarie coraz częściej mogą interesować się polisami obejmującymi ryzyka cybernetyczne.
Czy takie ubezpieczenie może być kosztem?
Jeżeli polisa zabezpiecza ryzyka związane z prowadzoną działalnością, istnieje argument za jej związkiem z zachowaniem i zabezpieczeniem źródła przychodów. Nie jest to jednak obowiązkowe OC zawodowe, dlatego konkretną polisę należy oceniać przez pryzmat jej zakresu i rzeczywistego związku z działalnością.
A co z ubezpieczeniem sprzętu w kancelarii?
Podobnie można spojrzeć na ubezpieczenie wszelkiego sprzętu kancelarii. Komputery, monitory, serwery, wyposażenie biura czy inny sprzęt mogą mieć znaczną wartość.
Jeżeli ubezpieczasz majątek wykorzystywany w działalności przed kradzieżą, zalaniem, pożarem czy innymi zdarzeniami, koszt polisy może mieć związek z zabezpieczeniem prowadzonej działalności.
Weź jednak pod uwagę, że to jest inny rodzaj ubezpieczenia niż OC zawodowe prawnika.
Czy od OC adwokata lub radcy prawnego można odliczyć VAT?
Usługi ubezpieczeniowe co do zasady korzystają ze zwolnienia z VAT. A zatem w przypadku usług ubezpieczeniowych pojawia się istotna różnica w porównaniu np. z zakupem laptopa czy telefonu.
W praktyce na dokumencie dotyczącym składki ubezpieczeniowej nie znajdziesz więc VAT naliczonego do odliczenia tak jak przy typowym zakupie sprzętu komputerowego.
Przypomnimy tylko, że nie należy mylić dwóch kwestii – kosztów podatkowych i odliczenia podatku VAT. Wydatek może być kosztem podatkowym, mimo że nie występuje VAT naliczony do odliczenia.
Czy OC opłacone przed założeniem kancelarii można zaliczyć do kosztów?
Może się zdarzyć, że prawnik zostaje objęty ubezpieczeniem albo ponosi określone opłaty jeszcze przed formalnym rozpoczęciem działalności gospodarczej.
Nie można jednak z automatu zaliczyć tego wydatku do kosztów uzyskania przychodu. Trzeba przeanalizować między innymi:
- moment poniesienia wydatku,
- okres ochrony ubezpieczeniowej,
- moment rozpoczęcia działalności,
- sposób wykonywania zawodu,
- związek wydatku z późniejszym źródłem przychodów.
Takie sytuacje najlepiej oceniać indywidualnie i może Ci w tym pomóc na przykład nasza księgowa.
Przykład – radca prawny płaci za obowiązkowe i dodatkowe OC
Załóżmy, że prowadzisz indywidualną kancelarię radcowską. Jesteś objęty obowiązkowym ubezpieczeniem odpowiedzialności cywilnej związanym z wykonywaniem zawodu.
Jednocześnie obsługujesz przedsiębiorców przy transakcjach o znacznej wartości i decydujesz się na zwiększenie ochrony poprzez dodatkowe ubezpieczenie.
Mamy więc dwa wydatki:
1. obowiązkowe OC zawodowe,
2. dodatkową ochronę związaną z ryzykiem prowadzonej kancelarii.
W przypadku pierwszego związek z wykonywaniem zawodu jest szczególnie oczywisty i wydatek ten będzie kosztem podatkowym.
W przypadku drugiego należy ocenić konkretny zakres polisy, ale jeżeli zabezpiecza ona rzeczywiste ryzyko prowadzonej działalności, również może istnieć gospodarcze uzasadnienie dla zaliczenia składki do kosztów.
OC to jeden z najbardziej charakterystycznych kosztów prawnika
Samochód, telefon czy laptop są potrzebne nie tylko prawnikom. Używa ich właściwie każdy przedsiębiorca. Z obowiązkowym OC zawodowym jest inaczej.
Podobnie jak toga, składki samorządowe czy dostęp do specjalistycznych systemów informacji prawnej, jest ono bardzo mocno związane z wykonywaniem konkretnego zawodu. Dlatego właśnie takie wydatki są szczególnie istotne w księgowości kancelarii.
Jeżeli chcesz zobaczyć inne wydatki związane z prowadzeniem kancelarii, przeczytaj:
➡️ Koszty w kancelarii prawnej – co prawnik może wrzucić w koszty?
Przeczytaj również:
➡️ Składki adwokackie i radcowskie – czy można zaliczyć je do kosztów?
➡️ Toga adwokacka i radcowska w kosztach kancelarii – czy można ją odliczyć?
➡️ LEX i Legalis w kosztach kancelarii – czy można je odliczyć?
Księgowość kancelarii to nie tylko faktury za telefon i paliwo
Wydatki prawników mają swoją specyfikę. Obowiązkowe OC, składki samorządowe, toga, LEX, Legalis czy specjalistyczne szkolenia to koszty, z którymi księgowość kancelarii spotyka się regularnie. W web.lex Księgowość zajmujemy się księgowością prawników i kancelarii prawnych.
Dlatego nie musisz za każdym razem tłumaczyć nam, dlaczego adwokat potrzebuje togi albo dlaczego radca prawny płaci składkę na ubezpieczenie zawodowe.
Zakładasz kancelarię? Sprawdź, jak możemy Ci pomóc ↗️
Prowadzisz już kancelarię? Sprawdź, jak przenieść księgowość do web.lex ↗️
FAQ – OC adwokata i radcy prawnego w kosztach kancelarii
Czy OC adwokata można wrzucić w koszty?
Co do zasady tak. Obowiązkowe OC zawodowe jest bezpośrednio związane z wykonywaniem zawodu adwokata, dlatego składka może stanowić koszt uzyskania przychodów prowadzonej kancelarii.
Czy OC radcy prawnego jest kosztem podatkowym?
Co do zasady tak. Jeżeli radca prawny wykonuje zawód w ramach prowadzonej działalności, obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej ma wyraźny związek z uzyskiwanymi przychodami.
Czy dodatkowe OC prawnika można zaliczyć do kosztów?
Może być to możliwe, jeżeli dodatkowa ochrona ubezpieczeniowa ma rzeczywisty związek z działalnością kancelarii i służy zabezpieczeniu ryzyk wynikających z jej prowadzenia. Warto sprawdzić zakres konkretnej polisy.
Czy OC kancelarii może być kosztem?
Jeżeli ubezpieczenie chroni przed ryzykami związanymi z prowadzoną działalnością kancelarii, może istnieć podstawa do zaliczenia składki do kosztów. Należy jednak przeanalizować zakres konkretnego ubezpieczenia.
Czy od składki OC adwokata można odliczyć VAT?
Usługi ubezpieczeniowe co do zasady korzystają ze zwolnienia z VAT. W typowej sytuacji na składce ubezpieczeniowej nie występuje więc VAT naliczony, który można byłoby odliczyć.
Czy adwokat, który nie wykonuje zawodu, musi mieć obowiązkowe OC?
Prawo o adwokaturze stanowi, że obowiązek ubezpieczenia nie dotyczy adwokatów niewykonujących zawodu.
Czy radca prawny, który nie wykonuje zawodu, musi mieć OC?
Ustawa o radcach prawnych również wyłącza z obowiązku ubezpieczenia radców prawnych niewykonujących zawodu.
Czy prywatne ubezpieczenie prawnika jest kosztem kancelarii?
Taki wydatek nie staje się kosztem kancelarii tylko dlatego, że ubezpieczony jest adwokatem albo radcą prawnym. Zawsze należy zadać sobie podstawowe pytanie: jaki związek ma konkretny wydatek z prowadzoną działalnością.
Czy radca prawny musi mieć OC?
Zdecydowanie tak. Radca prawny, który wykonuje swój zawód, musi posiadać ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej (OC). Obowiązek ten wynika bezpośrednio z przepisów prawa
Czy radca prawny może zrezygnować z ochrony w ramach umowy generalnej KIRP i wykupić indywidualne ubezpieczenie OC?
Tak. Radca prawny może zrezygnować z objęcia umową zawartą przez KIRP, jeżeli złoży właściwemu dziekanowi oświadczenie o rezygnacji wraz z dowodem zawarcia własnej umowy OC spełniającej wymagania ustawowe. Ustawa przewiduje na złożenie oświadczenia 14 dni od udostępnienia informacji o umowie KIRP albo – w przypadku nowego radcy – od uzyskania prawa wykonywania zawodu.
Jeśli masz jakieś dodatkowe pytania, daj znać: kontakt@weblexksiegowosc.pl
Autorzy:
Zespół web.lex Księgowość 🔆
Obrazek w poście pochodzi z Unsplash
