Jeżeli jesteś adwokatem albo radcą prawnym występującym przed sądem, trudno o wydatek bardziej związany z wykonywaniem Twojego zawodu niż Twoja toga. Nie zakładasz jej przecież na wesele, kolację w restauracji ani spotkanie ze znajomymi. Zakładasz ją po to, aby wykonywać czynności zawodowe przed sądem.
Czy w takim razie zakup togi możesz wrzucić w koszty kancelarii?
Co do zasady – tak.
Toga jest jednym z najlepszych przykładów wydatku na ubiór, którego zawodowy charakter jest bardzo wyraźny. I właśnie to odróżnia ją od garnituru, koszuli czy eleganckich butów.
Czy toga adwokacka może być kosztem kancelarii?
Aby wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, powinien – co podkreślaliśmy już wiele razy w różnych artykułach na łamach naszej strony – pozostawać w związku z osiąganiem przychodów albo zachowaniem lub zabezpieczeniem ich źródła.
W przypadku adwokata prowadzącego kancelarię związek między zakupem togi a działalnością jest stosunkowo prosty do wykazania.
Toga jest strojem urzędowym wykorzystywanym podczas wykonywania czynności zawodowych.
Jeżeli więc występujesz przed sądami w ramach prowadzonej kancelarii, zakup togi ma bezpośredni związek z wykonywaną przez Ciebie działalnością prawniczą.
Toga radcy prawnego w kosztach kancelarii
Analogicznie wygląda sytuacja radcy prawnego. Jeżeli prowadzisz kancelarię radcowską i występujesz przed sądami, toga jest elementem stroju wykorzystywanego właśnie podczas wykonywania zawodu.
Dlatego wydatek na jej zakup pozostaje w związku z przychodami osiąganymi z działalności gospodarczej.
Co istotne, toga ma cechę, której nie posiada większość ubrań kupowanych przez przedsiębiorców: jej wykorzystanie prywatne jest w praktyce bardzo ograniczone.
I z punktu widzenia podatkowego ma to duże znaczenie. Wyobraź sobie bowiem na przykład żołnierza zawodowego. Jego mundur również jest ściśle związany z wykonywanym zawodem, ale w przeciwieństwie do prawniczej togi żołnierz może założyć swój mundur na uroczystość rodzinną (np. ślub), czy z innego prywatnego powodu. Zaś prawnicza toga nie pasuje w zasadzie nigdzie, poza salą i korytarzem sądowym. Ma ona wyjątkowo silny związek z wykonywaną działalnością prawniczą.
Dlaczego togę można rozliczyć, a z garniturem jest problem?
Tak, jak można rozliczyć w kosztach kancelarii prawnej togę, tak nie można jednak rozliczyć garnituru, w ten sam oczywisty i prosty sposób.
Wyobraź sobie dwa zakupy:
1. Toga adwokacka za 1 000 zł.
2. Garnitur za 3 000 zł.
Oba ubrania kupujesz dlatego, że prowadzisz kancelarię.
W todze występujesz przed sądem. W garniturze spotykasz się z klientami, chodzisz na rozprawy i prowadzisz negocjacje.
Na pierwszy rzut oka można więc powiedzieć, że oba wydatki są związane z pracą prawnika. Podatkowo sytuacja nie jest jednak taka sama.
Dlaczego? Ponieważ garnitur możesz założyć również prywatnie. Na ślub. Do teatru. Na uroczystą kolację. Itd. Toga adwokacka czy radcowska ma natomiast ściśle określoną funkcję zawodową. Trudno mówić o jej zwyczajnym, osobistym wykorzystaniu.
I właśnie dlatego toga jest znacznie łatwiejszym do uzasadnienia kosztem kancelarii niż klasyczna elegancka odzież.
KIS również zwrócił uwagę na charakter togi
Ciekawego argumentu dostarcza interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 3 października 2023 r., sygn. 0112-KDWL.4011.48.2023.1.TW.
Sprawa nie dotyczyła przedsiębiorcy prowadzącego kancelarię, lecz pracodawcy zatrudniającego radców prawnych. Pracodawca chciał wyposażać ich w togi radcowskie poprzez refundowanie pracownikom kosztów zakupu. Problem dotyczył tego, czy toga może być traktowana jako ubiór służbowy.
Dyrektor KIS zaakceptował stanowisko podatnika.
W sprawie zwrócono uwagę na bardzo istotną cechę ubioru służbowego: powinien on mieć taki charakter, aby jego używanie prywatne było niecelowe albo utrudnione. A toga radcowska bardzo dobrze spełnia to kryterium.
Interpretacja dotyczyła innego zagadnienia podatkowego niż rozliczanie kosztów jednoosobowej kancelarii, ale dobrze pokazuje, jak organy podatkowe patrzą na zawodowy charakter togi.
Czy kolor żabotu ma znaczenie podatkowe?
Nie. Kolor zielony czy niebieski nie mają znaczenia dla zaliczenia zakupu togi w koszty kancelarii prawnej. Ale skoro już mówimy o togach, warto wyjaśnić ciekawostkę, która dla prawników jest oczywista, ale dla księgowej obsługującej wszystkie możliwe branże już niekoniecznie.
Kolor żabotu wskazuje na pełnioną funkcję.
W przypadku:
- adwokata – żabot jest zielony,
- radcy prawnego – niebieski,
- prokuratora – czerwony,
- sędziego – fioletowy.
Z punktu widzenia podatków kolor oczywiście nie ma znaczenia. Z punktu widzenia specjalizacji księgowej ma natomiast pewne znaczenie symboliczne.
Jeżeli Twoja księgowa wie, dlaczego klient kupił „czarną suknię z zielonym żabotem”, prawdopodobnie łatwiej będzie Wam rozmawiać o pozostałych kosztach kancelarii.
Czy toga musi mieć logo kancelarii?
Nie. Nie musi. Czasami w przypadku odzieży wykorzystywanej w działalności gospodarczej pojawia się argument oznaczenia jej logo firmy. Ma to ograniczać możliwość prywatnego wykorzystywania ubrania i podkreślać jego reklamowy lub służbowy charakter (zob. na przykład interpretacja Dyrektora KIS – sygnatura 0112-KDIL2-2.4011.497.2025.2.MW)
W przypadku togi taki zabieg nie jest potrzebny.
Sama konstrukcja i przeznaczenie togi jednoznacznie wskazują na jej szczególny, zawodowy charakter. Nie musisz więc wyszywać na plecach nazwy swojej kancelarii, żeby próbować wykazać związek zakupu z działalnością.
Czy można rozliczyć szycie togi na miarę?
Także tutaj znaczenie ma przede wszystkim cel wydatku.
Jeżeli zamiast kupić gotową togę zlecasz jej wykonanie na miarę i wykorzystujesz ją do występowania przed sądem w ramach prowadzonej kancelarii, sam sposób wykonania stroju nie zmienia jego zawodowego charakteru.
Koszt może więc obejmować nie tylko zakup gotowej togi, ale również usługę jej wykonania.
A poprawki krawieckie?
Kupiłeś togę, ale trzeba ją skrócić albo dopasować? Wydatek na usługę krawiecką dotyczącą togi wykorzystywanej w działalności również może pozostawać w związku z prowadzoną kancelarią.
To podobna sytuacja jak w przypadku naprawy czy serwisu innych narzędzi wykorzystywanych w firmie.
Pranie i czyszczenie togi
Toga wymaga również utrzymania w odpowiednim stanie.
Jeżeli oddajesz ją do pralni lub ponosisz koszty profesjonalnego czyszczenia, taki wydatek również można analizować jako związany z wykorzystywanym zawodowo strojem.
Związek jest tutaj znacznie łatwiejszy do wykazania niż w przypadku rachunku za pralnię dotyczącego zwykłego garnituru.
Czy można kupić drugą togę?
A co, jeżeli masz już jedną togę, ale chcesz kupić drugą? Sam fakt posiadania pierwszej nie powoduje automatycznie, że kolejna toga nie może być związana z działalnością.
Możesz przecież potrzebować drugiego egzemplarza na zmianę albo po prostu wymienić starą, zużytą togę. Jak przy każdym koszcie znaczenie ma gospodarcze uzasadnienie wydatku.
Toga dla aplikanta
Sytuacja aplikanta adwokackiego czy radcowskiego jest jednak nieco inna. Aplikant taki co do zasady nie występuje w swojej własnej todze jako profesjonalny pełnomocnik na takich samych zasadach jak adwokat lub radca prawny.
Dlatego nie przenosiłbym automatycznie zasad dotyczących zakupu togi przez adwokata prowadzącego kancelarię na każdy wydatek związany ze strojem aplikanta. Każdy taki przypadek wymaga oceny charakteru konkretnego wydatku oraz związku z działalnością gospodarczą.
Toga kupiona przed założeniem kancelarii
A co się dzieje, kiedy kupujesz togę jeszcze przed otwarciem własnej kancelarii? Przykładowo zdajesz egzamin adwokacki, zostajesz wpisany na listę, kupujesz togę, a działalność gospodarczą rozpoczynasz dopiero później.
Czy po otwarciu kancelarii możesz po prostu wziąć wcześniejszy paragon lub fakturę i zaksięgować zakup jako bieżący koszt?
Musisz tutaj uważać. Przy wydatkach poniesionych przed rozpoczęciem działalności istotne znaczenie może mieć zarówno moment ich poniesienia, jak i związek z późniejszym źródłem przychodów.
Dlatego taki zakup warto omówić z naszą księgową już na etapie otwierania kancelarii.
Faktura za togę
Jeżeli kupujesz togę już w trakcie prowadzenia działalności, zadbaj o prawidłowe udokumentowanie zakupu.
Najprostsza sytuacja występuje wtedy, gdy otrzymujesz fakturę wystawioną na dane swojej działalności. Dzięki temu nie musisz później zastanawiać się, w jaki sposób udokumentować wydatek poniesiony na strój wykorzystywany zawodowo.
Czy można odliczyć VAT od zakupu togi?
Jeżeli jesteś czynnym podatnikiem VAT i toga jest wykorzystywana do wykonywania czynności opodatkowanych, zakup może również wiązać się z prawem do odliczenia VAT na zasadach ogólnych.
Pamiętaj jednak, że:
zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodu i odliczenie VAT to dwie całkowicie różne kwestie podatkowe.
Nie należy ich ze sobą mylić.
A co z garniturem, koszulą i butami prawnika?
To już bardziej kontrowersyjny i złożony temat, gdzie bez wątpienia przyda Ci się doświadczona księgowa.
Możesz przecież pomyśleć: – Bez garnituru nie pójdę do sądu ani na spotkanie z ważnym klientem. Kupiłem go wyłącznie dlatego, że prowadzę kancelarię.
Brzmi to sensownie i logicznie. Co więcej, to podejście odpowiada zasadzie związku wydatku z przychodem i wykonywaną działalnością.
Problem polega na tym, że garnitur, koszula czy eleganckie buty nie tracą przez to swojego charakteru osobistego. A więc możesz korzystać z nich również poza momentem, kiedy wykonujesz swoją działalność prawniczą. Dlatego podatkowa sytuacja garnituru jest zdecydowanie trudniejsza niż togi.
Temu zagadnieniu poświęcimy osobny artykuł:
Przykład – adwokat kupuje pierwszą togę
Załóżmy, że właśnie otworzyłeś indywidualną kancelarię adwokacką. Reprezentujesz klientów w sprawach sądowych.
Kupujesz togę adwokacką za 1500 zł i otrzymujesz fakturę wystawioną na swoją działalność. Togi używasz podczas występowania przed sądami.
W takiej sytuacji masz kilka powodów przemawiających za związkiem wydatku z działalnością:
- toga służy wykonywaniu zawodu,
- jej używanie związane jest z czynnościami zawodowymi,
- ma szczególny charakter stroju urzędowego,
- jej zwykłe wykorzystanie prywatne jest praktycznie wykluczone,
- wydatek został prawidłowo udokumentowany.
To jeden z tych kosztów w kancelarii prawnej, których zawodowy charakter jest szczególnie czytelny.
Toga to tylko jeden z kosztów charakterystycznych dla prawnika
Samochód, laptop czy telefon są kosztami występującymi w tysiącach różnych rodzajów działalności.
Z prawniczą togą jest jednak inaczej. To wydatek charakterystyczny właśnie dla określonych zawodów prawniczych. Podobnie jest ze składkami samorządowymi, obowiązkowym ubezpieczeniem OC czy dostępem do systemów informacji prawnej.
Jeżeli chcesz zobaczyć większą listę wydatków związanych z prowadzeniem kancelarii, przeczytaj koniecznie te szczegółowe artykuły:
➡️ Koszty w kancelarii prawnej – co prawnik może wrzucić w koszty?
Możesz również przeczytać:
➡️ Składki adwokackie i radcowskie – czy można zaliczyć je do kosztów?
➡️ Laptop i komputer w kosztach kancelarii prawnej – jak rozliczyć zakup?
➡️ Telefon w kosztach kancelarii – zakup, abonament i użytek prywatny
Twoja księgowość powinna specjalizować się w księgowaniu kancelarii prawnej
Czy zaksięgowanie faktury za togę jest szczególnie skomplikowane? Nie.
Ale znajomość takich wydatków pokazuje różnicę pomiędzy księgowością obsługującą przypadkowe branże a księgowością wyspecjalizowaną w obsłudze kancelarii prawnej.
W web.lex Księgowość zajmujemy się księgowością prawników i kancelarii prawnych. Wiemy więc, czym jest toga, dlaczego radca ma niebieski żabot i dlaczego składka do ORA albo OIRP nie jest zwykłą składką w dobrowolnym klubie przedsiębiorców.
Dzięki temu możesz rozmawiać z nami o swojej kancelarii bez tłumaczenia od początku specyfiki wykonywania zawodu.
Zakładasz kancelarię? Sprawdź, jak możemy Ci pomóc ↗️
Prowadzisz już kancelarię? Sprawdź, jak przenieść księgowość do web.lex ↗️
FAQ – toga w kosztach kancelarii
Czy toga adwokacka jest kosztem uzyskania przychodu?
Jeżeli adwokat wykorzystuje togę do wykonywania czynności zawodowych w ramach prowadzonej kancelarii, wydatek na jej zakup może pozostawać w związku z osiąganymi przychodami i stanowić koszt podatkowy.
Czy radca prawny może wrzucić togę w koszty?
Tak. Toga radcowska ma szczególny zawodowy charakter i jest wykorzystywana podczas wykonywania czynności zawodowych przed sądem, dlatego jej zakup może być związany z działalnością kancelarii.
Czy można odliczyć VAT od togi?
Jeżeli prawnik jest czynnym podatnikiem VAT, a zakup służy wykonywaniu czynności opodatkowanych, może przysługiwać mu prawo do odliczenia VAT na zasadach ogólnych.
Czy pranie togi można wrzucić w koszty?
Wydatek na czyszczenie lub pranie togi wykorzystywanej zawodowo może pozostawać w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Czy garnitur prawnika można wrzucić w koszty?
W przeciwieństwie do togi garnitur może być wykorzystywany również prywatnie, dlatego organy podatkowe mogą uznawać taki wydatek za mający charakter osobisty.
Czy mogę kupić drugą togę do kancelarii?
Sam fakt posiadania jednej togi nie wyklucza podatkowego rozliczenia kolejnej. Istotne jest rzeczywiste wykorzystanie zakupionego stroju w działalności i gospodarcze uzasadnienie wydatku.
Powodzenia!
Autorzy:
Zespół web.lex Księgowość 🔆
Obrazek pochodzi z Unsplash
