LEX i Legalis to dla wielu prawników podstawowe narzędzia pracy. Ale czy zawsze ze spokojem możesz je wrzucić do kosztów swojej kancelarii?
Przepisy, orzecznictwo, komentarze, monografie, wzory dokumentów – dostęp do systemu informacji prawnej pozwala znaleźć materiały potrzebne do przygotowania opinii, pisma procesowego czy umowy.
Tyle że profesjonalne bazy prawnicze potrafią kosztować kilka, a przy bardziej rozbudowanych pakietach nawet kilkanaście tysięcy złotych rocznie.
Zatem jeszcze raz:
Czy wydatki na LEXa lub Legalisa możesz wrzucić w koszty kancelarii?
Co do zasady TAK.
Co więcej, jest to jeden z wydatków, przy których związek z prowadzeniem kancelarii prawnej jest szczególnie łatwy do wykazania.
Czy LEX można wrzucić w koszty kancelarii?
Aby wydatek mógł stanowić koszt uzyskania przychodów, powinien pozostawać w związku z osiąganiem przychodów albo zachowaniem lub zabezpieczeniem ich źródła (artykuł 22 ustawy o PIT).
W przypadku systemu LEX taki związek jest bardzo wyraźny i wręcz oczywisty.
Jeżeli jesteś adwokatem, radcą prawnym, doradcą podatkowym czy innym prawnikiem prowadzącym działalność, korzystasz z bazy między innymi po to, aby:
- sprawdzać aktualne przepisy,
- wyszukiwać orzecznictwo,
- korzystać z komentarzy i opracowań,
- przygotowywać pisma procesowe,
- sporządzać opinie prawne,
- analizować zagadnienia dla klientów,
- śledzić zmiany prawa.
Nie kupujesz więc dostępu do LEX-a po to, żeby korzystać z niego hobbystycznie (czy aby sobie umilić zasypianie). Jest to narzędzie wykorzystywane bezpośrednio przy świadczeniu usług prawnych.
Czy Legalis może być kosztem?
Tak samo należy spojrzeć na system Legalis. Nie ma tutaj znaczenia, którego dostawcę wybierzesz.
Z punktu widzenia podatkowego istotne jest przede wszystkim to, do czego wykorzystujesz zakupioną usługę. Jeżeli dostęp do Legalisa służy prowadzeniu kancelarii i wykonywaniu usług dla klientów, wydatek może pozostawać w związku z uzyskiwanymi przychodami.
Podatkowo nie chodzi więc o markę:
LEX vs Legalis – ale o: narzędzie potrzebne do świadczenia usług prawnych.
Dlaczego LEX i Legalis są tak oczywistymi kosztami prawnika?
Porównajmy dwa wydatki.
Załóżmy, że kupujesz do pracy nowiutki garnitur za 10.000 zł oraz roczny dostęp do systemu informacji prawnej za 8 000 zł.
W obu przypadkach możesz powiedzieć, że zakup jest związany z prowadzeniem kancelarii. Jednak przy garniturze pojawia się problem wykorzystania osobistego. Możesz założyć go również poza działalnością zawodową (wspominaliśmy o tym w artykule poświęconym todze prawniczej).
W przypadku profesjonalnego systemu informacji prawnej związek z działalnością jest znacznie bardziej jednoznaczny. To produkt stworzony właśnie po to, aby umożliwiać profesjonalną pracę z prawem.
Dlatego LEX i Legalis należą do grupy wydatków bardzo charakterystycznych dla działalności prawniczej – podobnie jak toga czy obowiązkowe składki samorządowe.
Abonament miesięczny na LEX lub Legalis
Jednak sposób rozliczenia może zależeć od tego, jak skonstruowana jest umowa z dostawcą. Najprostsza sytuacja występuje wtedy, gdy płacisz za dostęp w regularnych okresach, np. co miesiąc. Kiedy otrzymujesz fakturę za usługę dostępu do systemu – przekazujesz ją księgowej.
Jeżeli usługa dotyczy prowadzonej działalności, wydatek może zostać uwzględniony w rozliczeniu podatkowym zgodnie z zasadami właściwymi dla danego podatnika.
Abonament roczny zapłacony z góry
Możesz jednak zapłacić za dostęp do systemu z góry za dłuższy okres. Przykładowo:
w styczniu płacisz 9 000 zł za dostęp do LEX-a na cały rok.
Czy oznacza to, że zawsze całe 9 000 zł stanie się kosztem stycznia?
Niekoniecznie.
Moment ujęcia wydatku może zależeć między innymi od:
- sposobu prowadzenia ksiąg,
- okresu, którego dotyczy usługa,
- przyjętych zasad rozliczania kosztów.
Dlatego nie możesz potraktować zawsze tego wydatku w sposób jednoznacznie kosztowy jednorazowo – w dniu zapłaty. Dla Ciebie najważniejsze jest przekazanie księgowej faktury i informacji, jakiego okresu dotyczy zakupiony dostęp.
LEX wykupiony na dwa lub trzy lata
A co się dzieje, gdy umowa obejmuje kilka lat. Dwa, trzy i więcej? To się zdarza. Załóżmy, że zawierasz umowę zapewniającą dostęp do systemu informacji prawnej przez 36 miesięcy. Tutaj również musisz spojrzeć na konstrukcję umowy, sposób fakturowania oraz okres, którego dotyczą poszczególne płatności.
Nie możesz więc przyjmować automatycznie, że jeśli zapłaciłeś jednorazowo i masz jedną fakturę, to masz koszt tylko w tym jednym miesiącu.
Musisz bowiem wiedzieć, że przy większych kwotach prawidłowe przyporządkowanie kosztu do właściwego okresu może mieć znaczenie dla wysokości podatku. Dlatego zawsze taki duży wydatek najlepiej skonsultować z doświadczoną księgową (np. z jedną z naszych księgowych w web.lex Księgowość).
Czy LEX trzeba amortyzować?
To pytanie jest bardzo zasadne. Może pojawić się szczególnie wtedy, gdy dostęp do systemu kosztuje kilkanaście tysięcy złotych.
Nie należy jednak przenosić automatycznie zasad dotyczących laptopa czy telefonu na abonament za dostęp do bazy prawnej.
Kupując komputer, możesz nabywać składnik majątku, który w określonych okolicznościach będzie środkiem trwałym. Przy typowym abonamencie na LEX lub Legalis płacisz natomiast za dostęp do usługi/systemu przez określony czas.
Sama wysoka cena abonamentu nie oznacza więc automatycznie, że mamy do czynienia ze środkiem trwałym podlegającym amortyzacji. Pamiętaj jednak – w każdej sytuacji musisz sprawdzić rzeczywisty charakter zawartej umowy.
Pakiety tematyczne LEX-a i Legalisa
Systemy informacji prawnej sprzedawane są w różnych konfiguracjach. Prawnik zajmujący się prawem pracy może potrzebować innego zakresu materiałów niż prawnik podatkowy, karnista czy specjalista od spółek.
Z punktu widzenia kosztów podatkowych nie ma potrzeby, aby każdy zakupiony moduł był wykorzystywany codziennie. Istotne jest, czy zakup całego pakietu ma racjonalny związek z prowadzoną działalnością.
Nie musisz więc wykazywać, że przeczytałeś każdą publikację dostępną w wykupionym pakiecie. Podobnie jak przy zakupie książki prawniczej – znaczenie ma gospodarcze uzasadnienie zakupu, a nie liczba otwarć konkretnej strony.
Czy dostęp do LEX-a może być używany prywatnie?
To właśnie jedna z cech odróżniających ten koszt od telefonu, kosztu samochodu czy laptopa. W przypadku tych ostatnich łatwo wyobrazić sobie jednoczesne wykorzystanie zawodowe i prywatne.
LEX czy Legalis są natomiast specjalistycznymi narzędziami służącymi pracy z prawem. Tylko i wyłącznie.
Oczywiście prawnik może zainteresować się przepisami również w swojej prywatnej sprawie. Nie zmienia to jednak faktu, że profesjonalny system informacji prawnej wykupiony przez kancelarię może mieć bardzo wyraźny związek z prowadzoną działalnością.
Nie istnieje tutaj odpowiednik ustawowego ograniczenia kosztów właściwego np. dla samochodu używanego w systemie mieszanym.
LEX dla pracowników kancelarii
Jeżeli zatrudniasz innych prawników, aplikantów czy pracowników merytorycznych, możesz potrzebować większej liczby dostępów. Wydatek nie musi dotyczyć wyłącznie konta właściciela kancelarii.
Jeżeli dodatkowe licencje są potrzebne pracownikom do wykonywania obowiązków zawodowych, również mogą pozostawać w związku z działalnością kancelarii.
Oczywiście liczba dostępów i sposób korzystania z systemu powinny być zgodne z warunkami licencji udzielonej przez dostawcę.
Czy aplikant może korzystać z LEX-a kupionego przez kancelarię?
Z punktu widzenia podatkowego zakup dostępu dla aplikanta wykonującego pracę na rzecz kancelarii może mieć racjonalne uzasadnienie gospodarcze. Aplikant – jak każdy inny merytoryczny pracownik – przygotowuje projekty pism, analizuje przepisy, wyszukuje orzecznictwo i wykonuje inne czynności wymagające dostępu do źródeł prawnych.
LEX lub Legalis kupiony przed założeniem kancelarii
Wyobraź sobie, że kupiłeś Lexa jeszcze przed założeniem swojej kancelarii. A działalność gospodarczą rozpocząłeś dopiero kilka miesięcy później.
Czy po otwarciu kancelarii można po prostu zaliczyć całą wcześniejszą płatność do jej kosztów?
I tak, i nie. Wszystko zależy tu od momentu poniesienia tego kosztu. Jeśli wydatek miał miejsce w tym samym roku podatkowym, w którym założyłeś kancelarię, możesz go odliczyć od przychodu. Jeśli zaś wydatek był dokonany w innym roku podatkowym (np. w grudniu ale kancelarię założyłeś w styczniu kolejnego roku) wtedy odliczenie tego kosztu zwykle nie jest już możliwe,
To podobny problem do tego, który pojawiał się już przy innych kosztach ponoszonych przed otwarciem kancelarii.
Inaczej przedstawia się sytuacja prawnopodatkowa w kontekście podatku VAT. W tej sytuacji możesz odliczyć podatek należny od naliczonego tylko wtedy, kiedy w momencie zakupu byłeś zarejestrowany jako podatnik VAT (zob. np. pismo Dyrektoira KIS sygn.: 0114-KDIP1-3.4012.337.2021.1.ISK). W praktyce jednak taka sytuacja będzie bardzo rzadka, gdyż zwykle rejestracja do VAT następuje po zarejestrowaniu działalności gospodarczej.
Czy można odliczyć VAT od LEX-a lub Legalisa?
Jeżeli jesteś czynnym podatnikiem VAT (a prowadząc kancelarię prawną na pewno nim jesteś) i wykorzystujesz dostęp do systemu informacji prawnej do wykonywania czynności opodatkowanych, wydatek może również dawać prawo do odliczenia podatku naliczonego na zasadach ogólnych.
W typowej kancelarii świadczącej opodatkowane usługi prawne związek takiego zakupu z działalnością jest bardzo czytelny.
Pamiętaj jednak o rozróżnieniu dwóch systemów podatkowych:
- koszt uzyskania przychodu – wpływa na rozliczenie podatku dochodowego,
- VAT naliczony – rozliczany jest według zasad podatku VAT.
To dwa różne mechanizmy, z których powinieneś sobie zdawać sprawę.
LEX a inne programy dla kancelarii
System informacji prawnej nie jest jedynym rodzajem oprogramowania wykorzystywanego przez prawników.
W kancelarii możesz płacić również za:
- program do zarządzania kancelarią,
- Microsoft 365,
- Google Workspace,
- podpis elektroniczny,
- przechowywanie danych w chmurze,
- program antywirusowy,
- system do fakturowania,
- narzędzia do wideokonferencji,
- programy do pracy z PDF,
- narzędzia AI.
- inne ….
Takie wydatki również mogą mieć związek z prowadzoną działalnością.
W tym artykule koncentrujemy się jednak na LEX-ie i Legalisie, ponieważ są to narzędzia szczególnie charakterystyczne dla branży prawnej.
A co z ChatGPT, Claude i innymi systemami sztucznej inteligencji?
Coraz więcej prawników korzysta również z narzędzi opartych na sztucznej inteligencji. ChatGPT (i nie tylko) może być używany np. do pracy z tekstem, przygotowywania struktury dokumentów, researchu, analizy materiałów czy organizacji pracy.
Czy miesięczny abonament ChatGPT można wrzucić w koszty kancelarii?
To bardzo ciekawy temat, ponieważ pojawiają się tutaj dodatkowe kwestie – m.in. zagraniczny dostawca usługi i sposób rozliczenia VAT.
Dlatego poświęcimy mu osobny artykuł.
Przykład – radca prawny kupuje LEX-a za 9 000 zł
Załóżmy, że prowadzisz indywidualną kancelarię radcowską. Zajmujesz się obsługą przedsiębiorców i sporami gospodarczymi.
Kupujesz roczny dostęp do LEX-a za 9 000 zł. Korzystasz z niego przy:
- analizowaniu przepisów,
- wyszukiwaniu orzeczeń,
- przygotowywaniu opinii,
- sporządzaniu pism procesowych,
- obsłudze klientów.
Czy wydatek ma związek z prowadzoną działalnością?
Zdecydowanie tak – jest on bardzo wyraźny. Pytanie nie brzmi więc: „czy LEX może być kosztem kancelarii?” ale raczej: „w jaki sposób i w którym momencie prawidłowo rozliczyć konkretną fakturę za dostęp do tej usługi ?”
LEX i Legalis to jedne z najbardziej „prawniczych” kosztów kancelarii
Samochód, laptop czy telefon znajdziemy w praktycznie każdej branży. LEX i Legalis są zupełnie inne. To narzędzia stworzone przede wszystkim dla osób zawodowo pracujących z prawem.
Dlatego obok togi, składek samorządowych czy obowiązkowego OC należą do wydatków, które bardzo dobrze pokazują specyfikę prowadzenia kancelarii prawnej.
Jeżeli chcesz zobaczyć większą listę wydatków, przeczytaj nasz przewodnik:
➡️ Koszty w kancelarii prawnej – co prawnik może wrzucić w koszty?
Przeczytaj również:
➡️ Toga adwokacka i radcowska w kosztach kancelarii – czy można ją odliczyć?
➡️ Składki adwokackie i radcowskie – czy można zaliczyć je do kosztów?
➡️ Laptop i komputer w kosztach kancelarii prawnej – jak rozliczyć zakup?
Księgowość kancelarii powinna znać prawnicze narzędzia codziennej pracy
Jeżeli mówisz księgowej „LEX”, nie powinieneś za każdym razem tłumaczyć, że nie chodzi Ci o Lexusa. To oczywiście żart, ale dobrze pokazuje sens specjalizacji.
Kancelarie ponoszą wiele wydatków charakterystycznych właśnie dla branży prawnej – składki samorządowe, OC zawodowe, togi, systemy informacji prawnej czy specjalistyczne szkolenia.
W web.lex Księgowość zajmujemy się księgowością prawników i kancelarii prawnych.
Dzięki temu znamy nie tylko przepisy podatkowe, ale również realia prowadzenia kancelarii.
Zakładasz kancelarię? Sprawdź, jak możemy Ci pomóc. ↗️
Prowadzisz już kancelarię? Sprawdź, jak przenieść księgowość do web.lex. ↗️
FAQ – LEX i Legalis w kosztach kancelarii
Czy LEX można wrzucić w koszty kancelarii?
Tak. Jeżeli dostęp do LEX-a wykorzystywany jest w prowadzonej kancelarii, wydatek może pozostawać w związku z osiąganymi przychodami i stanowić koszt podatkowy.
Czy abonament na Legalis jest kosztem?
Tak. Jeżeli Legalis służy wykonywaniu usług prawnych w ramach działalności gospodarczej, opłaty za dostęp mogą być związane z prowadzoną działalnością.
Czy roczny abonament LEX można jednorazowo wrzucić w koszty?
Nie należy automatycznie zakładać, że cała zapłacona z góry kwota będzie kosztem dokładnie w momencie płatności. Sposób ujęcia zależy m.in. od sposobu prowadzenia ksiąg oraz okresu, którego dotyczy zakupiona usługa.
Czy drogi abonament LEX trzeba amortyzować?
W typowym modelu abonamentowym kancelaria nabywa usługę dostępu do systemu przez określony czas, a nie środek trwały. Sama wysoka cena abonamentu nie oznacza automatycznie konieczności amortyzacji. Znaczenie ma jednak rzeczywisty charakter umowy.
Czy można odliczyć VAT od LEX-a i Legalisa?
Jeżeli kancelaria jest czynnym podatnikiem VAT i wykorzystuje system do wykonywania czynności opodatkowanych, może przysługiwać jej prawo do odliczenia VAT na zasadach ogólnych.
Czy LEX kupiony dla aplikanta może być kosztem kancelarii?
Jeżeli aplikant wykonuje pracę na rzecz kancelarii i potrzebuje dostępu do systemu informacji prawnej do wykonywania swoich obowiązków, zakup dodatkowego dostępu może mieć gospodarcze uzasadnienie. Należy jednocześnie przestrzegać zasad licencyjnych dostawcy.
Autorzy:
Zespół web.lex Księgowość 🔆
Obrazek w poście pochodzi z Unsplash
