Koszty w kancelarii prawnej to wcale nie jest proste i oczywiste zagadnienie. Nawet doświadczona księgowa może się w niektórych sytuacjach solidnie spocić.Samochód, laptop, telefon, LEX, składki samorządowe, toga, szkolenie, reklama kancelarii, a może nawet abonament ChatGPT? Czy zawsze i każdej sytuacji będą to koszty uzyskania przychodu?
Prowadzenie kancelarii prawnej wiąże się z wieloma wydatkami. Nie oznacza to jednak, że każdy z nich automatycznie może zostać zaliczony do kosztów podatkowych.
Nie istnieje też jedna zamknięta lista rzeczy, które adwokat, radca prawny, doradca podatkowy czy notariusz może „wrzucić w koszty”.
Dlatego w tym przewodniku pokazujemy najczęstsze wydatki pojawiające się w kancelariach prawnych oraz zasady, które pomagają ocenić, czy konkretny wydatek może stanowić koszt uzyskania przychodu.
Co jest kosztem uzyskania przychodu w kancelarii prawnej?
Podstawowa zasada wynika z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT.
Art. 22. [Koszty uzyskania przychodów]
1. Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Jak wynika z tego przepisu, co do zasady kosztami uzyskania przychodów są wydatki kancelaryjne poniesione w celu osiągnięcia „zysku” albo zachowania lub zabezpieczenia jego źródła. Trzeba przy tym uwzględnić wydatki, które ustawodawca wyłączył z kosztów podatkowych, przede wszystkim w art. 23 ustawy o PIT.
W praktyce przy ocenie wydatku warto więc zadać sobie przede wszystkim pytanie:
Jaki związek ma ten wydatek z prowadzoną przeze mnie kancelarią i osiąganymi z niej przychodami?
Samo posiadanie faktury nie przesądza jeszcze, że poniesiony wydatek jest kosztem podatkowym.
Co prawnik może wrzucić w koszty?
W kancelariach prawnych najczęściej pojawiają się wydatki związane z:
- lokalem i jego utrzymaniem,
- samochodem i podróżami,
- komputerami i telefonami,
- oprogramowaniem i systemami informacji prawnej,
- obowiązkowymi składkami i ubezpieczeniami,
- szkoleniami i literaturą,
- marketingiem,
- zatrudnieniem i współpracownikami,
- obsługą księgową i innymi usługami zewnętrznymi.
Nie wszystkie wydatki rozlicza się jednak w taki sam sposób. Przyjrzyjmy się najczęstszym przypadkom.
Samochód w kancelarii prawnej
Samochód jest jednym z podstawowych narzędzi pracy wielu prawników. Dojazdy do sądów, urzędów, klientów czy na negocjacje powodują, że jego związek z działalnością kancelarii może być bardzo wyraźny.
Do wydatków związanych z samochodem mogą należeć między innymi:
- paliwo,
- ubezpieczenie,
- naprawy i serwis,
- części,
- myjnia,
- parkingi,
- opłaty drogowe.
- koszty badań technicznych
- i koszt raty leasingowej,
Nie oznacza to jednak, że wszystkie takie wydatki zawsze można rozliczyć w całości. Przepisy przewidują szczególne zasady dotyczące samochodów osobowych, a znaczenie ma również sposób wykorzystywania konkretnego pojazdu.
Więcej szczegółów na ten temat przeczytasz w artykule pt. Samochód kancelarii prawnej – co możesz wrzucić w koszty ➡️
Kancelaria prawna w mieszkaniu
Nie każdy prawnik wynajmuje osobny lokal. Część kancelarii prowadzona jest w domu lub mieszkaniu.
W takiej sytuacji mogą pojawić się między innymi wydatki na:
- energię elektryczną,
- Internet,
- czynsz,
- ogrzewanie,
- wyposażenie miejsca pracy.
Prowadzenie kancelarii w mieszkaniu nie wyklucza możliwości rozliczania wydatków związanych z lokalem. Trzeba jednak ustalić, w jakim zakresie rzeczywiście dotyczą one działalności gospodarczej.
Laptop i komputer w kosztach kancelarii
Komputer jest dzisiaj jednym z podstawowych narzędzi pracy adwokata czy radcy prawnego.
W działalności wykorzystywane mogą być również:
- dodatkowe monitory,
- drukarki,
- skanery,
- tablety,
- dyski,
- urządzenia sieciowe,
- akcesoria komputerowe.
Jeżeli sprzęt jest wykorzystywany na potrzeby kancelarii, jego zakup może mieć bezpośredni związek z działalnością gospodarczą.
Sposób rozliczenia może jednak zależeć m.in. od wartości urządzenia i sposobu jego wykorzystania. Więcej na ten temat przeczytasz w artykule Laptop i komputer w kosztach kancelarii prawnej – jak rozliczyć zakup?➡️
Telefon prawnika jako koszt
Telefon służbowy może służyć do kontaktu z klientami, sądami, pracownikami czy współpracownikami.
Kosztem mogą być zarówno wydatki związane z samym urządzeniem, jak i abonamentem czy usługami telekomunikacyjnymi – oczywiście przy spełnieniu odpowiednich warunków podatkowych.
Więcej uwagi wymaga sytuacja, gdy ten sam telefon wykorzystywany jest jednocześnie prywatnie i zawodowo. Szczegółowo piszemy o tym w artykule: Telefon w kosztach kancelarii – zakup, abonament i użytek prywatny ➡️
LEX, Legalis i inne programy prawnicze
Systemy informacji prawnej są szczególnie charakterystycznym wydatkiem kancelarii.
Podobnie może być z:
- programami do zarządzania kancelarią,
- systemami CRM,
- programami biurowymi,
- usługami chmurowymi,
- programami do fakturowania,
- podpisem elektronicznym.
Jeżeli są wykorzystywane do prowadzenia kancelarii, łatwo wskazać ich gospodarczy związek z działalnością.
Więcej na ten temat przeczytasz w artykule: LEX i Legalis w kosztach kancelarii – czy można je odliczyć?
Czy ChatGPT może być kosztem kancelarii?
Coraz więcej kancelarii wykorzystuje również narzędzia oparte na sztucznej inteligencji.
Mogą pomagać między innymi przy organizacji pracy, pracy z informacją, tworzeniu materiałów czy czynnościach administracyjnych.
Jeżeli płatne narzędzie AI jest rzeczywiście wykorzystywane w działalności kancelarii, można analizować taki wydatek pod kątem jego związku z osiąganymi przychodami.
W przypadku usług kupowanych od zagranicznych dostawców trzeba jednak zwrócić uwagę także na sposób udokumentowania transakcji oraz prawidłowe rozliczenie podatkowe.
Składki adwokackie i radcowskie
Wykonywanie zawodu adwokata lub radcy prawnego wiąże się z przynależnością do samorządu zawodowego i ponoszeniem odpowiednich składek.
W przypadku składek związanych z wykonywaniem już prowadzonej działalności prawniczej istnieje wyraźny związek pomiędzy wydatkiem a działalnością zawodową.
Osobnej analizy mogą wymagać natomiast wydatki ponoszone przed rozpoczęciem działalności.
O szczegółach przeczytasz w artykule: Składki adwokackie i radcowskie – czy można zaliczyć je do kosztów ➡️
OC adwokata i radcy prawnego
Wykonywanie zawodu wiąże się również z obowiązkowym ubezpieczeniem odpowiedzialności cywilnej.
Jest to kolejny przykład wydatku bardzo charakterystycznego dla działalności prawniczej.
Inaczej może wyglądać sytuacja dodatkowych, dobrowolnych ubezpieczeń wykupywanych przez prawnika. W takich przypadkach trzeba oceniać charakter konkretnej polisy.
Toga adwokacka lub radcowska jako koszt
Toga różni się zasadniczo od zwykłego ubrania.
Jest strojem wykorzystywanym w związku z wykonywaniem określonych czynności zawodowych i trudno przypisać jej zwykłe zastosowanie prywatne.
Dlatego argumentacja za związkiem zakupu togi z działalnością kancelarii jest zdecydowanie silniejsza niż w przypadku zwykłej odzieży. Poczytaj o tym w artykule: Toga adwokacka i radcowska w kosztach kancelarii – czy można ją odliczyć od przychodu?
Czy garnitur prawnika można wrzucić w koszty?
To znacznie bardziej problematyczna sytuacja.
Prawnik może oczywiście kupić garnitur właśnie dlatego, że potrzebuje go na rozprawy i spotkania z klientami.
Jednocześnie garnitur pozostaje zwykłą odzieżą, która może być wykorzystywana także poza działalnością zawodową.
Dlatego sam argument, że prawnik występuje w garniturze w pracy, nie powoduje automatycznie, że zakup takiej odzieży staje się kosztem podatkowym.
Musisz wiedzieć, że orzecznictwo i interpretacje KIS w praktyce zakazują rozliczania garnituru czy innej odzieży, ponieważ są wydatkami o charakterze osobistym (jak zakup okularów czy wydatki na ochronę zdrowia), chyba że odzież będzie pozbawiona trwale cech osobistych np. przez wyhaftowane logo, które kancelaria zawarła w np. szyldzie, stronie internetowej, wizytówkach itp. i jednocześnie nie jest zastąpione inicjałami.
Szkolenia, konferencje i literatura prawnicza
Prawnik musi stale aktualizować wiedzę.
Dlatego z działalnością kancelarii mogą być związane wydatki na:
- szkolenia,
- konferencje,
- książki,
- komentarze,
- czasopisma,
- dostęp do publikacji elektronicznych.
Kluczowy jest związek tematyki danego wydatku z prowadzoną działalnością.
Innej oceny mogą wymagać wydatki ponoszone na zdobycie samych kwalifikacji zawodowych, szczególnie przed rozpoczęciem działalności.
Marketing kancelarii jako koszt
Prowadzenie kancelarii wymaga również docierania do potencjalnych klientów.
Dlatego pojawiają się wydatki na:
- stronę internetową,
- SEO,
- Google Ads,
- reklamę w mediach społecznościowych,
- prowadzenie profili kancelarii,
- tworzenie treści,
- fotografie biznesowe,
- materiały informacyjne.
Tego rodzaju wydatki mogą mieć gospodarczy związek z pozyskiwaniem klientów i osiąganiem przychodów kancelarii.
Oczywiście prawnik powinien jednocześnie przestrzegać zasad wykonywania zawodu i regulacji dotyczących informowania o działalności zawodowej.
Podróże, hotele i spotkania z klientami
Prawnicy często wykonują pracę poza siedzibą kancelarii.
Rozprawa w innym mieście, spotkanie z klientem czy udział w konferencji mogą generować wydatki na:
- bilety,
- noclegi,
- parkingi,
- przejazdy,
- inne wydatki związane z wyjazdem.
W takich przypadkach istotne jest wykazanie związku konkretnego wyjazdu z działalnością kancelarii.
Szczególnej uwagi wymagają natomiast wydatki związane ze spotkaniami w restauracjach ze względu na przepisy dotyczące kosztów reprezentacji.
Jak sprawdzić, czy dany wydatek można wrzucić w koszty kancelarii?
Przy nietypowym zakupie warto zadać sobie pięć pytań.
1. Czy wydatek ma związek z działalnością kancelarii?
Powinien służyć osiąganiu przychodów albo zachowaniu lub zabezpieczeniu ich źródła.
2. Czy potrafisz wyjaśnić ten związek?
To szczególnie ważne przy nietypowych wydatkach.
3. Czy wydatek nie ma przede wszystkim charakteru prywatnego?
Problem ten pojawia się szczególnie przy ubraniach, samochodach, telefonach, mieszkaniu czy wyjazdach.
4. Czy przepisy nie wyłączają danego wydatku z kosztów?
Niektóre wydatki są ustawowo wyłączone z kosztów albo możliwość ich rozliczenia została ograniczona.
5. Czy masz odpowiednią dokumentację?
Trzeba również być w stanie wykazać poniesienie wydatku i jego związek z działalnością.
Faktura czasem nie wystarczy
To jedna z najważniejszych zasad.
Samo otrzymanie faktury wystawionej na kancelarię nie powoduje jeszcze, że dany wydatek staje się kosztem uzyskania przychodu.
Faktura dokumentuje zakup.
Podatkowo trzeba natomiast odpowiedzieć na inne pytanie:
Po co kancelaria poniosła ten wydatek?
Jeżeli istnieje racjonalny związek z działalnością, wydatek nie jest ustawowo wyłączony z kosztów i został prawidłowo udokumentowany, możemy dopiero oceniać możliwość jego podatkowego rozliczenia.
Prowadzisz kancelarię i nie chcesz analizować każdej faktury samodzielnie?
Księgowość kancelarii prawnej to nie tylko wpisywanie dokumentów do systemu.
W web.lex Księgowość specjalizujemy się w obsłudze księgowej prawników i kancelarii prawnych. Dzięki temu znamy wydatki, problemy i pytania, które pojawiają się właśnie w działalności adwokatów i radców prawnych.
Sprawdź księgowość dla prawników w web.lex Księgowość:
– kiedy zakładasz kancelarię
– kiedy chcesz przenieść swoją księgowość do nas.
Koszty kancelarii prawnej – FAQ
Co prawnik może wrzucić w koszty?
Prawnik może zaliczać do kosztów wydatki spełniające warunki wynikające z przepisów podatkowych, w szczególności pozostające w odpowiednim związku z osiąganiem przychodów albo zachowaniem lub zabezpieczeniem ich źródła i niewyłączone z kosztów przez ustawę.
Czy adwokat może wrzucić samochód w koszty?
Samochód może być wykorzystywany w działalności adwokata, jednak przepisy przewidują szczególne zasady i ograniczenia dotyczące rozliczania samochodów osobowych oraz związanych z nimi wydatków.
Czy prawnik może wrzucić telefon i laptop w koszty?
Jeżeli urządzenia są wykorzystywane na potrzeby prowadzonej kancelarii, istnieje związek wydatku z działalnością. Sposób rozliczenia może jednak zależeć m.in. od wartości urządzenia i sposobu jego wykorzystania.
Czy składki adwokackie i radcowskie są kosztem?
Składki związane z wykonywaniem zawodu w ramach prowadzonej działalności mogą mieć bezpośredni związek z działalnością prawniczą. Osobnej analizy mogą wymagać wydatki ponoszone przed rozpoczęciem działalności.
Czy toga może być kosztem kancelarii?
Toga jest strojem bezpośrednio związanym z wykonywaniem zawodu i nie ma typowego zastosowania prywatnego. Dlatego jej sytuacja podatkowa różni się od zakupu zwykłej odzieży.
Czy ChatGPT może być kosztem kancelarii?
Jeżeli płatne narzędzie AI jest rzeczywiście wykorzystywane na potrzeby działalności kancelarii, można analizować wydatek pod kątem jego związku z przychodami. Przy zakupie usług od zagranicznego dostawcy trzeba również prawidłowo rozliczyć transakcję.
Autorzy:
Zespól web.lex Księgowość 🔆
Obrazek w poście pochodzi z Unsplash
