Samochód w kancelarii prawnej zwykle jest niezbędnym narzędziem pracy. Dojazd do sądu, prokuratury, urzędu, klienta czy na spotkanie poza kancelarią – powodów do korzystania z auta w działalności prawniczej nie brakuje.
Czy w takim razie możesz wrzucić samochód w koszty działalności swojej kancelarii?
Tak! Ale uważaj! Bo sposób rozliczenia zależy m.in. od tego, czy samochód należy do majątku firmy, czy jest leasingowany, czy pozostaje prywatnym samochodem prawnika oraz czy jest wykorzystywany również do celów prywatnych.
Od 2026 roku musisz dodatkowo zwrócić uwagę na nowe limity dotyczące samochodów osobowych.
Czy prawnik może wrzucić samochód w koszty?
Co do zasady tak – może.
Jeżeli samochód wykorzystywany jest w prowadzonej działalności gospodarczej, wydatki z nim związane mogą stanowić koszty uzyskania przychodu – oczywiście z uwzględnieniem szczególnych ograniczeń przewidzianych dla samochodów osobowych.
W przypadku kancelarii związek samochodu z działalnością jest zwykle łatwy do uzasadnienia.
Możesz wykorzystywać samochód chociażby do:
- dojazdów na rozprawy,
- spotkań z klientami,
- wizyt w urzędach,
- dojazdów do prokuratury,
- spotkań biznesowych,
- dojazdów na szkolenia i konferencje.
Nie oznacza to jednak, że każda faktura związana z samochodem może zostać w całości zaliczona do kosztów. Musisz mieć tego pełną świadomość, aby nie narazić się na kontrolę fiskusa i domiar podatkowy.
Jakie wydatki na samochód mogą pojawić się w kosztach kancelarii?
W związku z użytkowaniem samochodu kancelaria może ponosić między innymi wydatki na:
- paliwo,
- energię elektryczną do ładowania samochodu,
- przeglądy i serwis,
- naprawy,
- części zamienne,
- wymianę i przechowywanie opon,
- myjnię i konserwację,
- ubezpieczenie OC i AC,
- parkingi,
- opłaty drogowe.
Sposób ich rozliczenia zależy jednak przede wszystkim od tego, w jaki sposób samochód wykorzystywany jest w działalności.
Samochód firmowy wykorzystywany również prywatnie
To prawdopodobnie jedna z najczęstszych sytuacji w jednoosobowych kancelariach (zresztą nie tylko).
Masz samochód w swojej działalności, ale korzystasz z niego również prywatnie – na przykład w weekendy czy podczas wakacji.
W takim przypadku przepisy ograniczają możliwość zaliczania wydatków eksploatacyjnych do kosztów uzyskania przychodów.
Co do zasady przy tzw. użytku mieszanym (czyli kiedy używasz auta do pracy i w życiu prywatnym) do kosztów podatkowych zalicza się 75% wydatków związanych z używaniem samochodu osobowego.
Dotyczyć może to między innymi paliwa, serwisu, napraw, części czy innych kosztów eksploatacyjnych.
Czy można rozliczać 100% wydatków na samochód?
Jest to możliwe, jeżeli samochód wykorzystywany jest wyłącznie do działalności gospodarczej i spełnione zostają wymagania wynikające z przepisów.
Samo stwierdzenie:
„używam samochodu tylko do celów zawodowych w kancelarii”
nie zawsze będzie wystarczające.
Jeżeli samochód może być wykorzystywany również prywatnie, trzeba uwzględnić odpowiednie ograniczenia podatkowe. W praktyce w wielu jednoosobowych kancelariach występuje właśnie użytek mieszany.
Prywatny samochód prawnika używany w kancelarii
Samochód nie musi być składnikiem majątku firmy, aby można było rozliczać część związanych z nim wydatków. Możesz bowiem wykorzystywać w działalności swój prywatny samochód osobowy.
W takiej sytuacji obowiązuje jednak inne ograniczenie.
Co do zasady do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć 20% poniesionych wydatków związanych z używaniem prywatnego samochodu osobowego, jeżeli jest on wykorzystywany również do celów działalności gospodarczej.
Może więc występować tu zasadnicza różnica:
- samochód firmowy używany mieszanie → zasadniczo 75% wydatków eksploatacyjnych,
- prywatny samochód wykorzystywany w działalności → zasadniczo 20% wydatków.
Dlatego sposób wykorzystywania samochodu i jego status mają naprawdę duże znaczenie podatkowe i musisz to ze swoją księgową ustalić.
Zakup samochodu do kancelarii
Sam zakup samochodu nie oznacza zazwyczaj, że jego pełną cenę można jednorazowo wpisać w koszty.
Jeżeli samochód spełnia warunki uznania go za środek trwały, jego wartość jest co do zasady rozliczana poprzez odpisy amortyzacyjne.
I tutaj od 1 stycznia 2026 roku obowiązują bardzo ważne zmiany. Zobacz:
Nowe limity dla samochodów od 2026 roku
Od 1 stycznia 2026 r. wysokość limitu podatkowego dla samochodu osobowego zależy m.in. od rodzaju napędu i emisji CO₂.
Obowiązują trzy podstawowe limity:
225 000 zł
– dla samochodów elektrycznych oraz napędzanych wodorem.
150 000 zł
– dla samochodów osobowych z silnikiem spalinowym, których emisja CO₂ wynosi mniej niż 50 g/km.
100 000 zł
– dla samochodów osobowych z silnikiem spalinowym, których emisja CO₂ wynosi 50 g/km lub więcej.
Ma to znaczenie przy zaliczaniu do kosztów odpisów amortyzacyjnych, a nowe limity mają również znaczenie przy leasingu i najmie samochodów. W przypadku samochodów wprowadzonych do ewidencji środków trwałych przed 1 stycznia 2026 r. trzeba jednak uwzględnić przepisy przejściowe.
Dlatego przy droższym samochodzie moment jego nabycia i wprowadzenia do ewidencji może mieć istotne znaczenie dla rozliczenia podatkowego.
Leasing samochodu w kancelarii prawnej
Prawnicy bardzo często korzystają z samochodów na podstawie umowy leasingu. To być może najczęstsza forma korzystania z auta przy prowadzeniu prawniczego biznesu.
Tutaj również występują limity dotyczące zaliczania opłat leasingowych do kosztów uzyskania przychodów. Od 2026 r. znaczenie ma wartość samochodu oraz odpowiedni limit zależny od jego rodzaju i emisji CO₂.
W przypadku samochodu o wartości przekraczającej właściwy limit nie oznacza to, że rata leasingowa w ogóle nie może być kosztem. Konieczne jest ustalenie odpowiedniej proporcji.
Sam leasing zasługuje jednak na osobne omówienie.
Paliwo w kosztach kancelarii
Jeżeli samochód jest wykorzystywany w działalności prawniczej, wydatki na paliwo mogą pozostawać w związku z uzyskiwaniem przychodów.
Nie oznacza to jednak automatycznie możliwości zaliczenia całej faktury do kosztów. Znaczenie ma przede wszystkim status samochodu oraz to, czy jest wykorzystywany wyłącznie zawodowo, czy również prywatnie.
W zależności od sytuacji zastosowanie może mieć więc między innymi limit 75% albo 20%.
Serwis, naprawy, opony i myjnia
Podobna zasada dotyczy bieżącej eksploatacji samochodu.
Jeżeli wydatki związane są z samochodem wykorzystywanym w kancelarii, mogą pozostawać w związku z prowadzoną działalnością.
Dotyczy to przykładowo:
- przeglądów,
- wymiany oleju,
- napraw,
- zakupu części,
- opon,
- myjni,
- konserwacji pojazdu.
W przypadku użytku mieszanego musisz jednak pamiętać o odpowiednich ograniczeniach.
OC i AC samochodu
Ważne! Nie wszystkie ubezpieczenia samochodu rozliczane są identycznie.
W przypadku obowiązkowego OC ograniczenie związane z wartością samochodu nie działa w taki sam sposób jak przy ubezpieczeniu AC. Przy AC wysokość składki zależy od wartości samochodu i zastosowanie może znaleźć odpowiedni limit podatkowy.
Dlatego szczególnie przy droższych samochodach warto rozdzielić kwestię OC od ubezpieczeń zależnych od wartości pojazdu.
A co z VAT od samochodu?
Koszty w podatku dochodowym to tylko część zagadnienia. Osobno bowiem trzeba rozpatrywać VAT.
Jeżeli samochód wykorzystywany jest zarówno do działalności gospodarczej, jak i prywatnie, co do zasady podatnikowi przysługuje 50% odliczenia VAT od wydatków związanych z pojazdem.
Pełne, 100-procentowe odliczenie VAT wymaga spełnienia warunków dotyczących wykorzystywania samochodu wyłącznie do działalności gospodarczej.
Dlatego przy jednej fakturze za paliwo możesz mieć jednocześnie do czynienia z:
- zasadami dotyczącymi odliczenia VAT,
- zasadami dotyczącymi kosztów uzyskania przychodu.
Nie należy tych dwóch rzeczy ze sobą utożsamiać.
Samochód elektryczny i hybrydowy w kancelarii
Od 2026 r. rodzaj samochodu nabrał jeszcze większego znaczenia.
Samochody elektryczne i wodorowe korzystają z najwyższego limitu – 225 000 zł.
W przypadku samochodów z silnikiem spalinowym istotna jest natomiast emisja CO₂.
Oznacza to, że przy zakupie droższego samochodu do kancelarii jego parametry techniczne mogą bezpośrednio wpływać na późniejsze rozliczenia podatkowe.
Przykład: samochód radcy prawnego
Załóżmy, że radca prawny prowadzi jednoosobową kancelarię i wykorzystuje samochód do dojazdów do klientów i sądów.
Samochód znajduje się w majątku firmy, ale prawnik korzysta z niego również prywatnie.
Kancelaria ponosi wydatki na paliwo, serwis, ubezpieczenie, części i myjnię.
Sam fakt, że wydatki te mają związek z działalnością kancelarii, nie oznacza jeszcze, że wszystkie zostaną zaliczone do kosztów w 100%.
Trzeba zastosować zasady właściwe dla samochodu osobowego wykorzystywanego w sposób mieszany oraz osobno uwzględnić szczególne regulacje dotyczące poszczególnych wydatków, np. ubezpieczenia.
To nie jest przykład wyłącznie teoretyczny. Krajowa Informacja Skarbowa analizowała w 2026 r. bardzo podobną sytuację dotyczącą radcy prawnego prowadzącego własną kancelarię.
Czy warto wprowadzić samochód do firmy?
Nie ma jednej odpowiedzi właściwej dla każdej kancelarii prawnej.
Aby podjąć właściwą decyzję musisz porównać między innymi:
- wartość samochodu,
- sposób jego finansowania,
- intensywność wykorzystania zawodowego,
- wykorzystanie prywatne,
- koszty eksploatacji,
- konsekwencje późniejszej sprzedaży samochodu.
Dlatego decyzji o zakupie czy leasingu samochodu nie warto podejmować wyłącznie na podstawie stwierdzenia:
„wezmę samochód na firmę, bo wrzucę go w koszty”.
W przypadku droższego auta różnice w sposobie finansowania i rozliczania mogą być znaczące. Najbardziej wiarygodnej odpowiedzi zawsze udzieli Ci np. nasza księgowa.
Samochód to tylko jeden z kosztów kancelarii
Prowadząc kancelarię, ponosisz również wydatki na komputer, telefon, programy prawnicze, składki samorządowe, OC zawodowe, szkolenia, biuro czy marketing.
Dlatego przygotowaliśmy osobny przewodnik:
Koszty w kancelarii prawnej – co prawnik może wrzucić w koszty?
Znajdziesz w nim najważniejsze grupy wydatków występujących w kancelariach adwokackich, radcowskich i innych kancelariach prawnych.
Potrzebujesz księgowości, która zna specyfikę kancelarii prawnej?
Rozliczanie samochodu dobrze pokazuje, dlaczego księgowość kancelarii prawnej to coś więcej niż księgowanie faktur.
Znaczenie może mieć sposób finansowania auta, jego wartość, emisja CO₂, wykorzystanie prywatne, VAT, rodzaj ubezpieczenia, a nawet moment wprowadzenia samochodu do ewidencji.
W web.lex Księgowość specjalizujemy się w obsłudze księgowej prawników i kancelarii prawnych.
Sprawdź księgowość dla prawników w web.lex Księgowość:
– Kliknij tutaj, jeśli ZAKŁADASZ kancelarię
– Kliknij tutaj, jeśli PRZENOSISZ swoją księgowość
FAQ – samochód w kancelarii prawnej
Czy prawnik może wrzucić samochód w koszty?
Tak. Jeżeli samochód wykorzystywany jest w działalności kancelarii, związane z nim wydatki mogą stanowić koszty podatkowe. Trzeba jednak uwzględnić szczególne ograniczenia dotyczące samochodów osobowych.
Ile kosztów samochodu można odliczyć przy użytku mieszanym?
W przypadku samochodu firmowego wykorzystywanego również prywatnie co do zasady 75% wydatków związanych z jego używaniem może zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
Czy prywatny samochód można wykorzystywać w kancelarii?
Tak. Jeżeli prawnik wykorzystuje w działalności prywatny samochód osobowy, co do zasady do kosztów zalicza 20% związanych z jego używaniem wydatków.
Jaki jest limit samochodu osobowego w 2026 roku?
Od 2026 r. limit zależy od rodzaju samochodu i emisji CO₂. Wynosi odpowiednio 225 000 zł dla samochodów elektrycznych i wodorowych, 150 000 zł dla samochodów spalinowych emitujących poniżej 50 g CO₂/km oraz 100 000 zł dla samochodów spalinowych z emisją co najmniej 50 g CO₂/km. Dla niektórych samochodów nabytych wcześniej znaczenie mają przepisy przejściowe.
Czy paliwo można wrzucić w koszty kancelarii?
Tak, jeżeli samochód jest wykorzystywany w działalności. Wysokość kosztu zależy jednak m.in. od tego, czy jest to samochód firmowy czy prywatny oraz czy jest używany także prywatnie.
Czy można odliczyć 100% VAT od samochodu?
Możliwość pełnego odliczenia VAT wymaga spełnienia warunków dla samochodu wykorzystywanego wyłącznie do działalności gospodarczej. Przy użytku mieszanym zasadą jest odliczenie 50% VAT.
Autorzy:
Zespół księgowy web.lex Księgowość 🔆
Obrazek pochodzi z Unsplash
