Przeniesienie księgowości kancelarii prawnej do innego biura rachunkowego krok po kroku

Zastanawiasz się nad zmianą biura rachunkowego, ale obawiasz się, że przeniesienie księgowości kancelarii będzie skomplikowane? Nie wiesz, co stanie się z dokumentami, kto rozliczy ostatni miesiąc współpracy i czy nie pojawią się problemy z urzędem skarbowym albo ZUS?

Takie wątpliwości są zrozumiałe. W końcu księgowość to jeden z tych obszarów prowadzenia kancelarii prawnej, w których szczególnie zależy Ci na terminowości i bezpieczeństwie.

Dobra wiadomość jest taka, że biuro rachunkowe możesz zmienić również w trakcie roku podatkowego. Nie musisz czekać do grudnia ani odkładać decyzji tylko dlatego, że obawiasz się formalności (w web.lex Księgowość cały proces przeniesienia księgowości kancelarii do nas obsługujemy za Ciebie).

Kluczem jest odpowiednie zaplanowanie przeniesienia dokumentacji, przekazania pełnomocnictw i podziału obowiązków między dotychczasowym a nowym biurem.

W tym poradniku wyjaśniamy, jak przenieść księgowość kancelarii prawnej krok po kroku, jakie dokumenty przygotować, na co uważać oraz jak może wyglądać rozpoczęcie współpracy z web.lex Księgowość – biurem rachunkowym specjalizującym się w obsłudze adwokatów i radców prawnych.

Jak zmienić biuro rachunkowe kancelarii prawnej? 

Krótko:

1. najpierw wybierz nowe biuro, 
2. sprawdź okres wypowiedzenia dotychczasowej umowy, 
3. ustal termin przejęcia rozliczeń, 
4. odbierz dokumentację, 
5. uporządkuj pełnomocnictwa i dostępy do KSeF, 
6. przekaż dane oraz 
7. zweryfikuj pierwsze rozliczenia. 

Zmiany można dokonać także w trakcie roku podatkowego.

Nie chcesz samodzielnie organizować zmiany księgowej? Sprawdź, jak przenieść księgowość do web.lex Księgowość.

Czy można zmienić biuro rachunkowe w trakcie roku podatkowego?

Zdecydowanie tak. Zmiana biura rachunkowego jest możliwa w dowolnym momencie roku podatkowego. Nie istnieje ogólna zasada podatkowa nakazująca przedsiębiorcy korzystanie z usług tego samego biura rachunkowego przez cały rok. Jeżeli więc prowadzisz kancelarię prawną i nie jesteś zadowolony z dotychczasowej obsługi księgowej, możesz zdecydować się na zmianę w każdym momencie.

Nie ma przy tym znaczenia, czy prowadzisz jednoosobową kancelarię adwokacką, kancelarię radcy prawnego czy działalność w formie spółki. Sama możliwość zmiany biura nie jest uzależniona od formy prowadzenia działalności.

Różnić się natomiast mogą dokumenty, zakres rozliczeń oraz czynności wymagane podczas przekazywania księgowości.

Pamiętaj również, że możliwość zmiany biura w trakcie roku nie oznacza automatycznie możliwości rozwiązania dotychczasowej umowy z dnia na dzień. Musisz uwzględnić jej postanowienia (okres wypowiedzenia) oraz odpowiednie przepisy prawa cywilnego.

Czy ze zmianą biura księgowego trzeba czekać do końca miesiąca lub roku?

Nie. Przepisy podatkowe nie wymagają, aby zmiana księgowej następowała wyłącznie z końcem miesiąca, kwartału albo roku. Jednak z praktycznego punktu widzenia koniec miesiąca jest często najwygodniejszym terminem przeniesienia księgowości.

Dlaczego? Ponieważ pozwala jasno ustalić, które biuro odpowiada za bieżące prowadzenie ewidencji i przygotowanie poszczególnych rozliczeń.

Załóżmy, że dotychczasowe biuro prowadzi księgowość Twojej kancelarii do 30 listopada, a nowe rozpoczyna obsługę 1 grudnia.

Taki podział może być przejrzysty, ale wymaga jeszcze odpowiedzi na jedno ważne pytanie: kto przygotuje i wyśle rozliczenia dotyczące listopada, których terminy przypadają już w grudniu? Nie wystarczy więc uzgodnić samej daty zmiany. Trzeba również określić, kto odpowiada za zamknięcie poprzedniego okresu rozliczeniowego.

Kiedy najlepiej przenieść księgowość kancelarii?

Najlepszy termin to taki, który pozwoli spokojnie przekazać dokumentację i zapewnić ciągłość rozliczeń. Nie musisz czekać do nowego roku. Warto natomiast unikać sytuacji, w której rozwiązujesz umowę z poprzednim biurem, zanim ustalisz warunki współpracy z nowym.

Jeżeli kancelaria zatrudnia pracowników, rozlicza VAT, korzysta z KSeF albo prowadzi działalność w formie spółki, przeniesienie może wymagać dodatkowych przygotowań. Dlatego najpierw wybierz nowe biuro i ustal plan przejęcia księgowości, a dopiero później zakończ współpracę z dotychczasowym.

To prosty sposób na ograniczenie ryzyka organizacyjnego.

Dlaczego prawnicy najczęściej zmieniają biuro księgowe – nasze doświadczenia

Zawsze pytamy naszych prawników i prawniczki o powód zmiany biura księgowego i przeniesienia księgowości do web.lex Księgowość. Zazwyczaj słyszymy o takich przyczynach:

• poprzednia księgowa nie rozumiała biznesu kancelarii prawnej
• nie była wystarczająco komunikatywna i nie odpowiadała na maile
• nie można było uzyskać od niej danych o kondycji finansowej kancelarii
• robiła błędy księgowe
• kontrola podatkowa fiskusa ujawniła zaległość podatkową w dużej wysokości
• biuro księgowe nie poczuwało się do odpowiedzialności za popełnione błędy
• obsługa klienta pozostawiała wiele do życzenia

Jak przenieść księgowość kancelarii do innego biura rachunkowego? Krok po kroku

Przeniesienie księgowości można podzielić na siedem etapów.

Nie wszystkie musisz wykonywać samodzielnie. Zakres pomocy nowego biura zależy od uzgodnionej oferty i udzielonych upoważnień.

Krok 1. Wybierz nowe biuro rachunkowe dla kancelarii prawnej

Zacznij od znalezienia biura, które rozumie specyfikę działalności prawniczej. Oczywiście podstawowe obowiązki podatkowe adwokata i radcy prawnego wynikają z tych samych przepisów, które obowiązują innych przedsiębiorców. Jednak kancelarie prawne mają również swoje charakterystyczne zagadnienia księgowe. Należą do nich między innymi:

• rozliczanie kosztów wykonywania zawodu, takich jak składki samorządowe, ubezpieczenie OC czy dostęp do systemów informacji prawnej;
• rozliczanie aplikantów, pracowników i współpracowników kancelarii;
• ujmowanie wynagrodzeń za usługi prawne oraz zaliczek od klientów;
• rozliczanie kosztów sądowych i innych wydatków ponoszonych w związku z obsługą klientów;
• rozliczenia wspólników kancelarii prowadzonej w formie spółki;
• właściwy obieg faktur i dokumentów z uwzględnieniem tajemnicy zawodowej.

Dlatego przy wyborze nowego biura warto zapytać nie tylko o cenę.

Sprawdź również, czy biuro ma doświadczenie w obsłudze kancelarii, jak wygląda kontakt z księgową, w jaki sposób przekazuje informacje o podatkach i składkach oraz jak organizuje przejęcie dokumentacji.

W web.lex Księgowość koncentrujemy się na księgowości dla prawników i kancelarii prawnych. Dzięki temu możemy rozmawiać z Tobą nie tylko o ogólnych zasadach prowadzenia działalności, ale także o zagadnieniach typowych dla Twojego zawodu.

Krok 2. Sprawdź warunki wypowiedzenia dotychczasowej umowy

Zanim zakończysz współpracę z dotychczasowym biurem, przeczytaj umowę. Zwróć uwagę przede wszystkim na:

• okres wypowiedzenia;
• sposób i formę złożenia wypowiedzenia;
• termin zakończenia świadczenia usług;
• zasady przekazania dokumentacji;
• ewentualne opłaty związane z zakończeniem współpracy;
• obowiązki biura dotyczące rozliczeń za ostatni okres;
• dostęp do programu księgowego i archiwalnych danych.

Przykładowo umowa może przewidywać miesięczny okres wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca. W takiej sytuacji trzeba odpowiednio wcześniej zaplanować termin rozpoczęcia współpracy z nowym biurem.

Nie zakładaj również, że dotychczasowa księgowa będzie automatycznie wykonywać wszystkie czynności po zakończeniu umowy. Najlepiej ustalić to na piśmie.

Krok 3. Ustal termin przejęcia księgowości i podział obowiązków

To jeden z najważniejszych etapów. Wyobraź sobie, że dotychczasowe biuro kończy obsługę Twojej kancelarii 31 października, a nowe rozpoczyna pracę 1 listopada.

Kto przygotuje rozliczenia VAT za październik? Kto obliczy składki ZUS? Kto sporządzi ostatnie zestawienia księgowe?

Nie zawsze odpowiedź wynika z samej daty rozwiązania umowy. Dlatego warto przygotować prosty harmonogram przekazania księgowości.

Najważniejsze, aby żaden obowiązek nie pozostał bez przypisanego wykonawcy.

Takie ustalenia najlepiej potwierdzić mailowo.

Krok 4. Odbierz dokumentację księgową od poprzedniego biura

Kolejny etap to przekazanie dokumentacji. Zakres dokumentów zależy od formy prowadzenia księgowości, sposobu opodatkowania oraz historii działalności kancelarii.

W przypadku jednoosobowej kancelarii prowadzącej podatkową księgę przychodów i rozchodów będą to inne dane niż w przypadku spółki prowadzącej pełne księgi rachunkowe.

Ważne, aby nowe biuro otrzymało informacje pozwalające kontynuować rozliczenia. Nie chodzi wyłącznie o faktury z ostatniego miesiąca. Potrzebne mogą być również dane historyczne, ewidencje, informacje o środkach trwałych, rozrachunkach, podatkach i składkach.

Najlepiej przygotować listę przekazywanych dokumentów oraz potwierdzić ich odbiór. Dzięki temu łatwiej ustalić, czy dokumentacja została przekazana w całości.

Krok 5. Przejęcie pełnomocnictw i konfiguracja dostępu przez nowe biuro

Zmiana biura rachunkowego to nie tylko przekazanie faktur. Trzeba również uporządkować pełnomocnictwa i dostępy do systemów wykorzystywanych przy rozliczeniach kancelarii. Mogą to być między innymi:

• pełnomocnictwa podatkowe, w tym UPL-1 do podpisywania deklaracji elektronicznych;
• upoważnienia do działania przed ZUS i dostęp do eZUS;
• uprawnienia w KSeF;
• dostęp do programów księgowych i systemów wymiany dokumentów.

Nowe biuro powinno wskazać, jakie upoważnienia są potrzebne do realizacji uzgodnionych usług. Pamiętaj jednak, że pełnomocnictwa nie przechodzą automatycznie z poprzedniego biura na nowe. Zwykle konieczne jest udzielenie nowych pełnomocnictw odpowiednim osobom oraz odwołanie tych, które nie są już potrzebne.

W przypadku ZUS można wykorzystać formularz PEL, a do odwołania pełnomocnictwa odpowiedni formularz PEL-O.

W KSeF trzeba natomiast zadbać o nadanie nowemu biuru właściwych uprawnień i odebranie niepotrzebnych uprawnień dotychczasowemu.

Nie należy przekazywać nowemu biuru prywatnych haseł do kont właściciela kancelarii, jeśli można zastosować formalne pełnomocnictwo lub odrębne uprawnienie.

Krok 6. Przekaż dokumenty i dane nowemu biuru

Gdy dokumentacja zostanie przygotowana, należy przekazać ją nowemu biuru w uzgodniony sposób. W zależności od sytuacji mogą to być dokumenty elektroniczne, eksporty z programu księgowego, pliki ewidencyjne lub dokumentacja papierowa.

Warto zadbać, aby przekazywane dane były kompletne i czytelne. Nowa księgowa powinna móc ustalić między innymi:

• jakie rozliczenia zostały już wykonane;
• które dokumenty nie zostały jeszcze zaksięgowane;
• czy istnieją zaległości podatkowe lub składkowe;
• jakie środki trwałe i wartości niematerialne są rozliczane w kancelarii;
• czy są otwarte rozrachunki i korekty;
• czy kancelaria zatrudnia pracowników lub współpracowników wymagających rozliczeń.

Przy większej liczbie dokumentów warto sporządzić protokół przekazania. Nie musi to być skomplikowany dokument. Najważniejsze, aby jednoznacznie wskazywał, co zostało przekazane i kiedy.

Krok 7. Zweryfikuj pierwsze rozliczenia po zmianie

Po rozpoczęciu współpracy z nowym biurem warto sprawdzić, czy wszystkie procesy działają prawidłowo.

Zwróć uwagę przede wszystkim na terminowe przekazywanie informacji o podatkach i składkach, prawidłowe ujęcie dokumentów oraz dostęp do faktur w KSeF.

Sprawdź również, czy masz jasność co do sposobu kontaktu z księgową i terminów przekazywania dokumentów.

Pierwszy miesiąc współpracy jest dobrym momentem na wychwycenie braków w dokumentacji i doprecyzowanie zasad obsługi kancelarii.

Nie oznacza to, że musisz samodzielnie kontrolować każdą operację księgową. Chodzi raczej o upewnienie się, że zmiana biura nie spowodowała przerwy w realizacji obowiązków.

Nasze doświadczenia

Po przejęciu księgowości kancelarii prawnej analizujemy również prawidłowość wcześniejszych rozliczeń w uzgodnionym zakresie.

Z naszego doświadczenia wynika, że stosunkowo często odkrywamy wydatki, które nie zostały prawidłowo uwzględnione w kosztach podatkowych, albo inne nieprawidłowości wpływające na wysokość podatku.

Czasem oznacza to zaległość podatkową, a czasem nadpłatę. Co ciekawe, wśród nieprawidłowości wykrywanych podczas naszych analiz częściej spotykamy sytuacje, w których kancelaria zapłaciła zbyt wysoki podatek.

Dla właściciela kancelarii może to być dodatkowa korzyść ze zmiany biura rachunkowego. Każdy przypadek wymaga jednak indywidualnej weryfikacji, a ewentualny zwrot nadpłaty następuje zgodnie z właściwą procedurą podatkową.

Jakie dokumenty są potrzebne do przeniesienia księgowości kancelarii?

Nie istnieje jedna uniwersalna lista dokumentów identyczna dla wszystkich kancelarii.

Inny zakres informacji będzie potrzebny przy jednoosobowej działalności rozliczanej na podstawie KPiR, a inny przy spółce prowadzącej księgi rachunkowe.

Można jednak wskazać podstawowe grupy dokumentów.

Dokumenty podatkowe i księgowe

W zależności od rodzaju działalności i sposobu prowadzenia księgowości nowe biuro może potrzebować:

• podatkowej księgi przychodów i rozchodów albo ksiąg rachunkowych;
• ewidencji przychodów, jeżeli kancelaria korzysta z właściwej formy ryczałtu;
• rejestrów i ewidencji VAT;
• złożonych plików JPK i deklaracji;
• ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych;
• dokumentów dotyczących amortyzacji;
• informacji o zaliczkach na podatek dochodowy;
• danych o należnościach i zobowiązaniach;
• dokumentów dotyczących leasingu i innych umów wpływających na rozliczenia;
• danych o rozliczeniach z lat poprzednich, jeśli są potrzebne do kontynuowania księgowości.

W przypadku spółek prowadzących pełne księgi mogą być również potrzebne zestawienia obrotów i sald, bilans otwarcia, polityka rachunkowości oraz inne dane umożliwiające zachowanie ciągłości zapisów.

Nie musisz samodzielnie ustalać, które pliki są niezbędne. Nowe biuro powinno przekazać Ci listę dokumentów odpowiadającą sytuacji Twojej kancelarii.

Dokumenty dotyczące ZUS i pracowników

Jeżeli prowadzisz jednoosobową kancelarię i opłacasz składki wyłącznie za siebie, zakres dokumentacji będzie stosunkowo niewielki.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy zatrudniasz pracowników albo współpracujesz z osobami rozliczanymi na podstawie umów cywilnoprawnych.

Wówczas mogą być potrzebne między innymi:

• dokumenty zgłoszeniowe do ZUS;
• deklaracje rozliczeniowe i raporty imienne;
• informacje o opłaconych składkach;
• dane dotyczące wynagrodzeń;
• dokumentacja kadrowo-płacowa;
• informacje o urlopach, zwolnieniach i innych zdarzeniach wpływających na rozliczenia;
• dane dotyczące umów zlecenia i innych umów podlegających odpowiednim obowiązkom.

Zakres przekazywanych danych powinien odpowiadać usługom, które nowe biuro ma świadczyć.

Co zrobić, gdy poprzednie biuro nie przekazuje dokumentacji?

Zdarza się, że zakończenie współpracy nie przebiega bezproblemowo. Bywa, że dotychczasowe biuro opóźnia przekazanie dokumentów, nie odpowiada na wiadomości albo uzależnia wydanie dokumentacji od wcześniejszego rozliczenia spornych należności.

Co powinieneś zrobić? Najpierw sprawdź umowę i ustal, jakich konkretnie dokumentów brakuje. Następnie skieruj do biura pisemne wezwanie do ich przekazania, wskazując zakres dokumentacji oraz rozsądny termin.

Warto również rozróżnić dokumenty należące do klienta od materiałów wewnętrznych biura rachunkowego i danych, do których wydania istnieje określona podstawa prawna lub umowna. Nie każda baza danych czy każdy plik roboczy automatycznie podlega przekazaniu w dowolnym formacie.

Jeżeli pojawia się spór, dalsze działania zależą od treści umowy i okoliczności sprawy.

Najważniejsze, aby problem z poprzednim biurem nie doprowadził do zaniedbania bieżących obowiązków podatkowych kancelarii.

Dlatego nowe biuro powinno możliwie szybko ustalić, które rozliczenia można kontynuować na podstawie dostępnych dokumentów, a jakich informacji jeszcze brakuje.

O czym trzeba pamiętać przy zmianie księgowości kancelarii prawnej?

Samo przeniesienie dokumentów to nie wszystko. Warto zadbać o kilka kwestii, które mają szczególne znaczenie dla ciągłości rozliczeń i bezpieczeństwa danych.

Rozliczenia VAT, PIT i ZUS w okresie przejściowym

Przy zmianie biura rachunkowego najważniejsza jest ciągłość realizowania obowiązków podatkowych i składkowych. Zmiana księgowej nie powoduje zawieszenia terminów.

Jeżeli więc termin złożenia pliku JPK, zapłaty podatku albo rozliczenia ZUS przypada w okresie przekazywania księgowości, obowiązek nadal musi zostać wykonany.

Dlatego przed rozpoczęciem współpracy z nowym biurem warto ustalić:

• kto przygotuje ostatnie rozliczenia VAT;
• kto obliczy zaliczkę na PIT albo CIT;
• kto przygotuje i przekaże dokumenty ZUS;
• kto będzie odpowiadał za ewentualne korekty wcześniejszych rozliczeń;
• od kiedy nowe biuro zaczyna wykonywać poszczególne czynności.

Pamiętaj, że odpowiedzialność podatnika za jego zobowiązania nie znika tylko dlatego, że prowadzenie księgowości powierzył zewnętrznemu biuru. Dlatego jasny podział obowiązków jest tak ważny.

Obsługa KSeF po przeniesieniu księgowości

Od 2026 roku Krajowy System e-Faktur jest jednym z najważniejszych elementów organizacji księgowości. Zmieniając biuro rachunkowe, trzeba więc zadbać nie tylko o dotychczasowe dokumenty, ale również o prawidłową konfigurację uprawnień w KSeF.

Nowe biuro może potrzebować dostępu do faktur zakupowych, a w zależności od zakresu umowy również uprawnienia do wystawiania faktur w imieniu kancelarii.

Ważne jest przy tym, aby nie pozostawiać niepotrzebnych uprawnień poprzedniemu biuru. Jeżeli dotychczasowa księgowa miała prawo przeglądać faktury kancelarii, po zakończeniu współpracy należy zweryfikować zasadność utrzymywania takiego dostępu.

Podobnie trzeba zadbać o to, aby nowe biuro mogło wykonywać uzgodnione czynności od dnia rozpoczęcia obsługi.

Nie oznacza to konieczności zmiany numeru NIP, zakładania nowego konta podatnika w KSeF ani ponownego wystawiania faktur tylko z powodu zmiany biura rachunkowego.

Zmienia się podmiot obsługujący księgowość, a nie tożsamość podatkowa kancelarii.

Bezpieczeństwo danych klientów kancelarii i obowiązki RODO

Kancelaria prawna przetwarza informacje, które często mają charakter poufny. Mogą to być dane klientów, informacje o prowadzonych sprawach, rozliczeniach czy wynagrodzeniach.

Dlatego podczas przenoszenia księgowości należy zwrócić szczególną uwagę na bezpieczeństwo przekazywanych informacji. Warto ustalić, jakie dane rzeczywiście muszą trafić do biura rachunkowego, w jaki sposób będą przesyłane oraz kto uzyska do nich dostęp.

W zależności od charakteru przetwarzania danych konieczne może być zawarcie odpowiedniej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych na podstawie art. 28 RODO.

Należy również zadbać o prawidłowe zakończenie przetwarzania danych przez poprzednie biuro, z uwzględnieniem obowiązków archiwizacyjnych i innych podstaw prawnych dalszego przechowywania.

Szczególnie ważna jest zasada minimalizacji danych. Polega ona na tym, że nowe biuro rachunkowe powinno otrzymywać informacje potrzebne do realizacji usług księgowych, a nie nieograniczony dostęp do całej dokumentacji spraw prowadzonych przez kancelarię.

Rozliczenia wspólników i współpracowników kancelarii

Jeżeli prowadzisz kancelarię w formie spółki, zmiana biura rachunkowego może wymagać dodatkowych ustaleń. Znaczenie ma między innymi forma prawna spółki, sposób opodatkowania jej dochodów oraz zasady rozliczania wspólników.

Inaczej wygląda księgowość kancelarii prowadzonej w formie jednoosobowej działalności, inaczej spółki cywilnej, partnerskiej, jawnej czy spółki z o.o.

Przy przenoszeniu księgowości warto więc sprawdzić również dokumentację dotyczącą rozliczeń wspólników, wynagrodzeń, zaliczek, wypłat oraz zobowiązań spółki.

Jeżeli kancelaria współpracuje z innymi adwokatami, radcami prawnymi lub aplikantami, nowe biuro powinno znać zasady tych rozliczeń w zakresie niezbędnym do prowadzenia księgowości.

Ile kosztuje zmiana biura rachunkowego dla kancelarii prawnej?

Nie ma jednej ustawowej opłaty za zmianę biura rachunkowego. Koszt przeniesienia księgowości zależy przede wszystkim od warunków umów, zakresu dokumentacji i ilości pracy potrzebnej do rozpoczęcia obsługi.

W prostej jednoosobowej kancelarii, która ma uporządkowane rozliczenia, proces może być stosunkowo nieskomplikowany. Więcej pracy może wymagać przejęcie księgowości spółki, dokumentacji kadrowo-płacowej albo rozliczeń zawierających zaległości i nieprawidłowości.

Czy nowe biuro pobiera opłatę za przejęcie księgowości?

To zależy od oferty konkretnego biura. Niektóre biura uwzględniają standardowe czynności związane z rozpoczęciem współpracy w cenie usługi księgowej.

Inne mogą przewidywać osobne wynagrodzenie za przejęcie dokumentacji, wprowadzenie danych historycznych albo dodatkowe czynności wdrożeniowe.

Przed podpisaniem umowy warto więc zapytać, co dokładnie obejmuje cena. Nie zakładaj, że przeniesienie księgowości jest zawsze bezpłatne, ale też nie traktuj dodatkowej opłaty jako czegoś nieuniknionego. Najważniejsze, aby zakres usług i ewentualne koszty były jasne przed rozpoczęciem współpracy.

Czy uporządkowanie zaległości jest dodatkowo płatne?

Może być. Załóżmy, że nowe biuro podczas przejmowania księgowości odkrywa brakujące dokumenty, niezłożone deklaracje albo nieprawidłowo prowadzone ewidencje. Usunięcie takich problemów może wymagać dodatkowej pracy.

Dlatego warto odróżnić standardowe przejęcie księgowości od odtwarzania dokumentacji, sporządzania zaległych rozliczeń czy przygotowywania korekt. Dobrą praktyką jest wcześniejsze ustalenie zakresu tych czynności i sposobu ich wyceny.

Warto dodać, że w web.lex Księgowość przeniesienie księgowości do nas jest całkowicie bezpłatne. Konieczność zapłaty za tę usługę może się pojawić w sytuacji, w której musimy uporządkować dokumentację i ustalić ewentualne zaległości podatkowe.

Kto odpowiada za błędy księgowe po zmianie biura rachunkowego?

To jedna z najczęstszych obaw przedsiębiorców rozważających zmianę księgowej. Załóżmy, że nowe biuro przejmuje księgowość Twojej kancelarii w listopadzie, a w grudniu okazuje się, że w rozliczeniach za poprzedni rok popełniono błąd.

Kto powinien go poprawić? Kto poniesie ewentualne konsekwencje? Odpowiedź zależy od charakteru błędu, zakresu obowiązków poszczególnych biur oraz okoliczności sprawy.

Czy nowe biuro odpowiada za rozliczenia poprzedniego?

Samo przejęcie księgowości nie oznacza automatycznego przejęcia odpowiedzialności za wszystkie błędy poprzedniego biura. Nowe biuro odpowiada za wykonywanie czynności objętych zawartą z nim umową, zgodnie z właściwymi przepisami i zasadami odpowiedzialności.

Jeżeli więc przejmuje bieżącą obsługę od określonego dnia, nie oznacza to automatycznie, że ma obowiązek bez dodatkowych ustaleń zweryfikować całą kilkuletnią historię rozliczeń kancelarii.

Warto jednak pamiętać o jeszcze jednej kwestii. Wobec organów podatkowych za zobowiązania podatkowe co do zasady odpowiada podatnik, nawet jeżeli powierzył prowadzenie księgowości zewnętrznemu biuru.

Ewentualna odpowiedzialność odszkodowawcza biura rachunkowego wobec klienta jest odrębną sprawą. Dlatego ważne jest, aby umowa z nowym biurem jasno określała zakres przejmowanych obowiązków.

Co zrobić, jeśli po przeniesieniu księgowości wykryto nieprawidłowości?

Przede wszystkim ustal, na czym polega błąd i jakiego okresu dotyczy. Może chodzić o nieprawidłowo zaksięgowaną fakturę, niewłaściwe rozliczenie składek, błędną deklarację albo brak dokumentu.

Następnie trzeba ocenić, czy konieczna jest korekta oraz jakie mogą być jej skutki podatkowe. W zależności od sytuacji warto również ustalić, czy korektę przygotuje nowe biuro, poprzednie biuro czy inny specjalista.

Jeżeli nieprawidłowość spowodowała szkodę, może pojawić się kwestia odpowiedzialności podmiotu, który ją wyrządził. Nie każda pomyłka automatycznie oznacza jednak odpowiedzialność odszkodowawczą.

Znaczenie mają między innymi podstawa odpowiedzialności, naruszenie obowiązków, powstanie szkody oraz związek przyczynowy. Najważniejsze jest szybkie ustalenie problemu i podjęcie właściwych działań, zamiast odkładania korekty z powodu sporu między biurami.

Jak wygląda przeniesienie księgowości kancelarii do web.lex Księgowość?

Jeżeli rozważasz zmianę księgowej, możesz rozpocząć od rozmowy z web.lex Księgowość.

Specjalizujemy się w obsłudze księgowej prawników i kancelarii prawnych, dlatego znamy charakterystyczne zagadnienia związane z prowadzeniem takiej działalności. Co więcej, wspólnicy web.lex Księgowość – Kasia Solga i Rafał Chmielewski – wywodzą się z branży prawniczej, w której są obecni od prawie 20 lat. Znamy zatem biznes kancelarii prawnej od podszewki.

Nie musisz na początku znać wszystkich formalności związanych z przeniesieniem księgowości. Najważniejsze, abyśmy mogli poznać sytuację Twojej kancelarii i ustalić, jakiego zakresu obsługi potrzebujesz.

Pierwsza rozmowa i poznanie potrzeb kancelarii

Na początku warto ustalić podstawowe informacje o Twojej działalności. Znaczenie ma między innymi forma prowadzenia kancelarii, sposób opodatkowania, status VAT, liczba dokumentów oraz to, czy zatrudniasz pracowników lub współpracowników.

Ważne jest również, dlaczego rozważasz zmianę biura rachunkowego.

Być może zależy Ci na sprawniejszej komunikacji, większej przewidywalności rozliczeń albo współpracy z księgową, która zna specyfikę działalności prawniczej. Na podstawie tych informacji możemy omówić Twoje potrzeby i możliwy zakres obsługi.

Ustalenie zakresu obsługi i terminu przejęcia

Kolejny etap to ustalenie warunków współpracy. Warto określić termin rozpoczęcia obsługi, zakres przekazywanych dokumentów, sposób kontaktu oraz obowiązki związane z okresem przejściowym.

Jeżeli dotychczasowa umowa przewiduje okres wypowiedzenia, należy go uwzględnić w harmonogramie.

Jeżeli księgowość wymaga dodatkowego uporządkowania, warto ustalić zakres takich czynności jeszcze przed rozpoczęciem współpracy. Chodzi o to, abyś wiedział, co trzeba zrobić i jakich informacji będziemy potrzebować.

Przekazanie dokumentów i rozpoczęcie współpracy

Po ustaleniu warunków współpracy podpisujemy umowę, a następnie organizujemy przekazanie dokumentacji i przygotowanie dostępu do odpowiednich systemów.

Zakres tych czynności zależy od rodzaju prowadzonej księgowości oraz udzielonych pełnomocnictw.

Następnie można rozpocząć bieżącą obsługę kancelarii zgodnie z ustalonym terminem.

Uwaga: Zmiana biura rachunkowego nie musi oznaczać wielotygodniowego zamieszania. Odpowiednie przygotowanie i jasny podział obowiązków pozwalają ograniczyć ryzyko problemów podczas przeniesienia księgowości. Przenosząc księgowość Twojej kancelarii do nas staramy się zrobić wszystko, co jest możliwe, za Ciebie. Abyś mógł się skupić na swojej kancelarii i obsłudze swoich klientów, a nie na sprawach księgowych.

Jeżeli zastanawiasz się nad przeniesieniem księgowości swojej kancelarii do web.lex Księgowość, skontaktuj się z nami. Możesz skorzystać z wygodnego formularza kontaktowego poniżej, albo napisać wiadomość na adres: biuro@weblexksiegowosc.pl.

Porozmawiamy o Twojej sytuacji i możliwościach rozpoczęcia współpracy.

FAQ – najczęstsze pytania o zmianę księgowości kancelarii

Czy mogę zmienić księgową w połowie miesiąca?

Tak. Przepisy podatkowe nie zabraniają zmiany biura rachunkowego w połowie miesiąca. Należy jednak uwzględnić postanowienia dotychczasowej umowy oraz jasno określić, kto odpowiada za rozliczenia w okresie przejściowym. Z organizacyjnego punktu widzenia zmiana od pierwszego dnia miesiąca bywa wygodniejsza.

Czy muszę samodzielnie kontaktować się z poprzednim biurem?

W web.lex Księgowość możemy skontaktować się z Twoim dotychczasowym biurem i zorganizować przekazanie dokumentacji, działając na podstawie odpowiednich upoważnień. Nie musisz samodzielnie koordynować całego procesu. Po Twojej stronie pozostają czynności wymagające osobistego działania, np. wypowiedzenie dotychczasowej umowy, jeśli nie uzgodnimy innego rozwiązania.

Czy zmiana biura rachunkowego wymaga zgłoszenia do urzędu skarbowego?

Nie istnieje ogólny obowiązek zgłaszania urzędowi skarbowemu samego faktu zmiany biura rachunkowego. Mogą jednak powstać obowiązki aktualizacyjne, np. dotyczące miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej lub danych ujawnionych w odpowiednich rejestrach. Trzeba również uporządkować pełnomocnictwa podatkowe, jeśli poprzednie biuro było upoważnione do działania w imieniu kancelarii.

Czy przeniesienie księgowości oznacza przerwę w wystawianiu faktur?

Nie. Sama zmiana biura rachunkowego nie powoduje konieczności wstrzymania wystawiania faktur. Trzeba jednak odpowiednio przygotować dostęp do KSeF i ustalić, kto odpowiada za wystawianie oraz obsługę faktur w okresie przejściowym. Dotyczy to zwłaszcza kancelarii, w których faktury wystawiało dotychczasowe biuro.

Ile trwa przeniesienie księgowości kancelarii?

Nie ma jednego ustawowego terminu. Czas potrzebny na przeniesienie zależy od okresu wypowiedzenia dotychczasowej umowy, ilości dokumentów, rodzaju księgowości i stanu rozliczeń. W prostej kancelarii proces może przebiec stosunkowo szybko, natomiast w przypadku spółki prowadzącej pełne księgi lub wymagającej uporządkowania zaległości może potrwać dłużej. Najważniejsze jest zaplanowanie zmiany z odpowiednim wyprzedzeniem.

Zobacz kilka opinii naszych zadowolonych klientów

mec. Agata Bicka-Cenzartowicz – adwokat

Web.lex Księgowość to zdecydowanie najlepsze rozwiązanie dla kancelarii prawnych. Mam pewność, że moja księgowość jest w dobrych rękach. Firma ciągle się rozwija, a jej pracownicy są bardzo zaangażowani. Kontakt z nimi jest prosty, tak samo jak przekazywanie dokumentów, które odbywa się online. Cenię sobie to, że web.lex dokładnie zna moją branżę i korzysta z innowacyjnych rozwiązań.

mec. Mikołaj Lech – rzecznik patentowy

Po 10 latach zmieniliśmy obsługujące naszą kancelarię biuro księgowe na weblex Bookkeeping i zmiana jakościowa jest uderzająca. Błyskawicznie otrzymujemy odpowiedzi na nasze pytania. Czujemy się mocno zaopiekowani. Wytłumaczono nam jak działa system wFirma. Współpraca z tym biurem oszczędziła nam dużo czasu a więc i pieniędzy. Gorąco polecam.

mec. Wojciech Wawrzak – radca prawny

Korzystam z usług księgowości dla mojej kancelarii w formie działalności gospodarczej prowadzonej na podstawie wpisu do CEiDG. Czuję się w pełni zaopiekowany i spokojny, że moje sprawy podatkowe są w dobrych rękach. Polecam każdemu, kto ceni sobie rzetelność.

Poznaj szczegóły naszej usługi przeniesienia księgowości kancelarii prawnej i sprawdź, jak możemy Ci pomóc.

Autorzy:
Zespół web.lex Księgowość 🔆

Obrazek w artykule pochodzi z Unsplash