Pamiętasz, kiedy podstawowymi cyfrowymi narzędziami w kancelarii były LEX, Legalis, Word i poczta elektroniczna? A przecież było to jakby wczoraj… Dzisiaj do tej listy coraz częściej dochodzi ChatGPT, oraz inne modele językowe, jak Claude, Copilot itd. ChatGPT w kosztach kancelarii to dziś niemal codzienność.
Niektórzy prawnicy i prawniczki korzystają już nie z jednego narzędzia AI, ale jednocześnie z wielu dostępnych. Wykorzystują je do pracy z tekstem, researchu, tworzenia pierwszych wersji dokumentów, streszczania materiałów, przygotowywania korespondencji, organizowania wiedzy czy usprawniania pracy kancelarii.
Pojawia się więc naturalne pytanie: Czy abonament za ChatGPT (i inne tego rodzaju narzędzia) można wrzucić w koszty kancelarii?
Co do zasady – TAK, jeżeli wykorzystujesz go w prowadzonej działalności.
Ale nie ma tak łatwo – na tym temat się niestety nie kończy. Jest tutaj kilka istotnych podatkowo niuansów. Dlaczego? Ponieważ usługę kupujesz od zagranicznego dostawcy. Pojawia się więc kwestia faktury, danych firmowych, VAT oraz importu usług.
Zobaczmy to wszystko po kolei.
(Zanim zaczniemy – ważne zastrzeżenie: dalej piszemy o ChatGPT, ale nasze słowa odnoszą się do wszystkich narzędzi AI, z których możesz korzystać.)
Czy ChatGPT może być kosztem kancelarii?
Kosztami uzyskania przychodów są co do zasady wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia ich źródła, z wyjątkiem wydatków wyłączonych przez ustawę (na podst. art. 22 Ustawy o PIT).
Jeżeli zatem wykorzystujesz ChatGPT przy prowadzeniu kancelarii, związek tego wydatku z działalnością może być całkiem wyraźny.
Możesz korzystać z AI między innymi do:
- pracy z tekstem,
- przygotowywania projektów korespondencji,
- porządkowania informacji,
- przygotowywania struktur dokumentów,
- tworzenia podsumowań,
- researchu,
- analizy materiałów,
- przygotowywania treści na stronę kancelarii,
- tworzenia procedur wewnętrznych,
- organizacji pracy kancelarii.
Jeżeli narzędzie rzeczywiście służy Ci w działalności, abonament może stanowić wydatek związany z uzyskiwaniem przychodów.
ChatGPT może więc być kosztem kancelarii tak samo jak inne oprogramowanie wykorzystywane przez prawnika (np. LEX czy Legalis)
Samo posiadanie ChatGPT nie wystarczy
Uważa jednak, gdyż prosty związek, że jeśli płacisz za ChataGPT to masz koszt podatkowy, nie zawsze będzie oczywisty. Trzeba jeszcze wykazać związek wydatku z prowadzoną kancelarią.
Jeżeli używasz ChatGPT regularnie podczas pracy, nie powinno być to szczególnie trudne.
Inaczej jednak wyglądałaby sytuacja, gdybyś wykupił abonament wyłącznie w celach prywatnych, a następnie próbował rozliczyć go tylko dlatego, że prowadzisz działalność gospodarczą.
Podatkowo zawsze interesuje nas – to ważne! – rzeczywisty związek wydatku z działalnością.
Do czego prawnik może wykorzystywać ChatGPT?
Możliwości, jak się domyślasz, jest wiele. Wyobraź sobie radcę prawnego, czy adwokata prowadzącego indywidualną kancelarię. W ciągu miesiąca wykorzystuje ChatGPT między innymi do:
- stworzenia struktury artykułu na blog kancelarii,
- skrócenia długiego dokumentu,
- uporządkowania argumentów przed przygotowaniem pisma,
- przygotowania listy zagadnień do dalszego researchu,
- poprawienia języka wiadomości do klienta,
- stworzenia checklisty dokumentów potrzebnych w danej sprawie,
- przygotowania pierwszej wersji procedury wewnętrznej,
- opracowania pytań na spotkanie z klientem.
W takim przypadku trudno twierdzić, że abonament nie ma żadnego związku z prowadzoną działalnością.
Oczywiście korzystając z narzędzi AI w kancelarii, musisz jednocześnie pamiętać o zasadach wykonywania zawodu, ochronie tajemnicy zawodowej, danych osobowych oraz weryfikowaniu rezultatów generowanych przez AI. To jest jednak odrębny temat.
Podatkowo interesuje nas tutaj przede wszystkim gospodarczy cel ponoszonego wydatku.
ChatGPT a LEX i Legalis
ChatGPT nie jest systemem informacji prawnej takim jak LEX czy Legalis. To ważne rozróżnienie. Profesjonalna baza prawna służy przede wszystkim dostępowi do aktów prawnych, orzecznictwa, komentarzy i innych źródeł prawniczych. Przypadki wykorzystania tych systemów do prywatnych celów są z pewnością niezwykle rzadkie.
Natomiast narzędzie generatywnej AI ma znacznie szersze zastosowanie. Nie zmienia to jednak faktu, że oba rodzaje oprogramowania mogą być wykorzystywane przy prowadzeniu kancelarii.
Jeżeli chcesz przeczytać o rozliczeniu klasycznych systemów informacji prawnej, zobacz nasz artykuł: LEX i Legalis w kosztach kancelarii – czy można je odliczyć?
Czy ChatGPT używany również prywatnie może być kosztem?
No właśnie. Możesz przecież korzystać z jednego konta zarówno w kancelarii, jak i prywatnie (i zapewne to robisz). Rano przygotowujesz strukturę opinii dla klienta. Po południu pracujesz nad artykułem na blog kancelarii. A wieczorem pytasz ChatGPT o plan weekendowego wyjazdu do Rzymu.
Czy w takiej sytuacji abonament nadal ma związek z działalnością?
I tutaj Cię zaskoczymy: tak, zawodowe wykorzystanie narzędzia nie znika tylko dlatego, że zdarza Ci się używać go również prywatnie.
Nie oznacza to jednak automatycznie, że każde mieszane wykorzystanie pozwala bezrefleksyjnie zaliczyć 100% wydatku do kosztów.
Jeżeli zakres prywatnego korzystania z usługi jest istotny, warto przeanalizować, w jakim zakresie ponoszony wydatek rzeczywiście dotyczy działalności.
Nie ma przy tym ustawowej zasady „50% kosztów ChatGPT”. To nie samochód, który wykorzystujesz w działalności gospodarczej. Sposób rozliczenia powinien więc odpowiadać rzeczywistym okolicznościom.
Osobne konto ChatGPT do kancelarii
Mamy więc praktyczną wskazówką dla Ciebie – jeżeli intensywnie wykorzystujesz AI zawodowo, warto rozważyć oddzielenie konta używanego w kancelarii od konta prywatnego.
Nie jest to warunek zaliczenia wydatku do kosztów. Może jednak ułatwić:
- wykazanie gospodarczego charakteru wydatku,
- uporządkowanie dokumentów,
- zarządzanie dostępem pracowników,
- oddzielenie zastosowań prywatnych od zawodowych.
W większej kancelarii rozwiązaniem może być również plan przeznaczony dla zespołów lub firm, zamiast kilku przypadkowo wykupionych prywatnych subskrypcji.
Czy faktura za ChatGPT może być wystawiona na kancelarię?
Zdecydowanie tak. Przy konfiguracji płatnej usługi warto od początku podać prawidłowe dane firmowe i podatkowe. To szczególnie istotne, ponieważ dokument dotyczący zakupu usługi będzie później podstawą jej prawidłowego rozliczenia.
Jeżeli wykorzystujesz ChatGPT w kancelarii, nie zostawiaj przypadkowych prywatnych danych rozliczeniowych tylko dlatego, że konto założyłeś kilka lat wcześniej jako osoba prywatna.
Dobra rada: Sprawdź dane rozliczeniowe zanim zaczniesz przekazywać dokumenty księgowej.
Dane rozliczeniowe, w tym identyfikator podatkowy, możesz uzupełnić w ustawieniach rozliczeń swojego konta ChatGPT. Zobacz instrukcję OpenAI.
Gdzie znaleźć fakturę za ChatGPT?
Dokumenty rozliczeniowe związane z subskrypcją są dostępne w ustawieniach rozliczeń konta. Ścieżka wygląda tak:
Panel administracyjny >> Ustawienia >> Płatności >> Rozliczenia transakcji.
Te dokumenty warto pobierać je regularnie i regularnie przekazywać księgowej tak samo jak faktury za inne narzędzia wykorzystywane w kancelarii.
Pamiętaj również, że rozliczenia ChatGPT i usług API mogą funkcjonować oddzielnie. I jeżeli Twoja kancelaria korzysta zarówno z płatnego ChatGPT, jak i z API, możesz mieć do czynienia z odrębnymi dokumentami i rozliczeniami. Zwróć na to swoją uwagę.
Faktura za ChatGPT może wyglądać inaczej niż polska faktura (!)
W przypadku ChataGPT i innych narzędzi AI usługę kupujesz od podmiotu zagranicznego. Nie należy więc oczekiwać, że dokument będzie wyglądał dokładnie tak samo, jak faktura wystawiona przez polską firmę.
Mimo tego jednak sam fakt, że dokument wygląda inaczej niż typowa polska faktura, nie oznacza jeszcze, że wydatku nie można rozliczyć. Dla księgowej szczególnie istotne będą:
- dane nabywcy,
- dane sprzedawcy,
- rodzaj zakupionej usługi,
- kwota,
- data,
- okres rozliczeniowy,
- informacje podatkowe znajdujące się na dokumencie.
Zwróć uwagę, czy te wszystkie dane na Twojej fakturze są obecne.
ChatGPT a VAT – dlaczego pojawia się import usług?
Jeżeli polska kancelaria kupuje usługę od zagranicznego przedsiębiorcy, trzeba ustalić miejsce jej opodatkowania dla celów podatku VAT. W przypadku wielu usług świadczonych pomiędzy przedsiębiorcami zastosowanie ma zasada, zgodnie z którą miejscem świadczenia jest kraj, w którym usługobiorca posiada siedzibę działalności gospodarczej.
Jeżeli więc polski przedsiębiorca kupuje usługę od zagranicznego dostawcy i spełnione są warunki wynikające z przepisów o VAT, może wystąpić tzw. import usług.
W dużym uproszczeniu oznacza to, że: usługę sprzedaje zagraniczny podmiot, ale VAT od transakcji powinien zostać rozliczony w Polsce przez nabywcę (art. 28b ustawy o VAT). A więc przez Ciebie(!). Dlatego faktury za zagraniczne programy i subskrypcje wymagają trochę więcej uwagi niż zwykła faktura od polskiego dostawcy.
Czy przy ChatGPT trzeba mieć VAT-UE?
Jeżeli jako przedsiębiorca nabywasz od zagranicznego kontrahenta usługę objętą zasadą z art. 28b ustawy o VAT i transakcja stanowi u Ciebie import usług, może powstać obowiązek wcześniejszej rejestracji jako podatnik VAT-UE. Rejestracji dokonuje się poprzez formularz VAT-R.
Jeżeli więc zaczynasz kupować dla kancelarii zagraniczne usługi – nie tylko ChatGPT, ale również inne programy – warto powiedzieć o tym księgowej przed pierwszym zakupem, a nie kilka miesięcy później.
Co oznacza import usług w praktyce?
Załóżmy, że kupujesz miesięczny abonament za zagraniczną usługę AI. Jeżeli transakcja spełnia warunki importu usług, Twoja kancelaria powinna odpowiednio wykazać ją w rozliczeniu VAT w Polsce.
To, jak transakcja wpłynie ostatecznie na wysokość podatku do zapłaty, zależy również od prawa do odliczenia VAT. Jeżeli jesteś czynnym podatnikiem VAT i wykorzystujesz usługę do wykonywania czynności opodatkowanych, podatek należny z tytułu importu usług może jednocześnie – przy spełnieniu warunków ustawowych – stanowić podatek naliczony podlegający odliczeniu.
Dlatego w typowej sytuacji czynnego podatnika VAT mechanizm może być ekonomicznie neutralny. Neutralny nie oznacza jednak, że można go pominąć – transakcję nadal trzeba prawidłowo wykazać.
A co, jeśli OpenAI naliczy VAT?
Nie zakładaj automatycznie, że każda faktura za ChatGPT będzie wyglądała identycznie – sprawdź dane sprzedawcy znajdujące się na konkretnym dokumencie. Sposób naliczenia podatku może zależeć między innymi od:
- danych podanych na koncie,
- statusu nabywcy,
- numeru VAT,
- miejsca nabywcy,
- konkretnego produktu,
- podmiotu wystawiającego dokument.
Dlatego przed zakupem warto prawidłowo skonfigurować dane firmowe i podatkowe. Jeżeli na dokumencie pojawił się zagraniczny VAT albo inny sposób rozliczenia niż oczekiwałeś, nie poprawiaj faktury samodzielnie i nie zakładaj, że „księgowa jakoś to zaksięguje”.
Przekaż jej dokument i sprawdź, dlaczego transakcja została rozliczona w taki sposób.
Czy faktura za ChatGPT jest w KSeF?
Jeżeli dokument sprzedażowy wystawia zagraniczny dostawca, nie oczekuj, że każda taka faktura po prostu pojawi się w KSeF tak jak krajowa faktura wystawiana w tym systemie.
To bardzo praktyczna rzecz. Jeżeli Twoja kancelaria przejdzie na model, w którym księgowa pobiera większość dokumentów zakupowych z KSeF (tak między innymi pracujemy z kancelariami w web.lex Księgowość), zagraniczne subskrypcje nadal mogą wymagać Twojej uwagi.
Nie zakładaj więc: „nie ma faktury w KSeF, więc nie muszę niczego wysyłać księgowej”. Przy zagranicznych usługach elektronicznych sprawdź dokumenty w systemie dostawcy i przekaż je do księgowości zgodnie z ustalonym procesem.
Droższy plan nie przestaje być kosztem tylko dlatego, że istnieje tańszy
Z punktu widzenia kosztów podatkowych najważniejszy nie jest rodzaj planu, ale jego związek z działalnością. Jeżeli wykupujesz płatny plan dlatego, że wykorzystujesz dodatkowe możliwości narzędzia w pracy kancelarii, wydatek może mieć gospodarcze uzasadnienie.
Droższy plan również nie staje się automatycznie wydatkiem prywatnym tylko dlatego, że dostępna jest tańsza wersja. Podobnie jak przy innych kosztach: urząd skarbowy nie wybiera za przedsiębiorcę modelu biznesowego ani narzędzi, których ma używać.
Powinieneś jednak umieć racjonalnie wyjaśnić, dlaczego konkretny wydatek został poniesiony w działalności.
ChatGPT dla kilku prawników w kancelarii
Jeżeli Twoja kancelaria zatrudnia kilku prawników, możesz potrzebować większej liczby dostępów. To również nie przekreśla kosztu.
Jeżeli Twoi pracownicy lub współpracownicy wykorzystują narzędzie przy wykonywaniu obowiązków na rzecz kancelarii, zakup dostępów może mieć uzasadnienie gospodarcze.
W większej organizacji warto przy okazji uporządkować:
- kto ma dostęp do narzędzia,
- w jakim celu może z niego korzystać,
- jakie informacje wolno do niego wprowadzać,
- jakie dane są zabronione,
- kto odpowiada za weryfikację wygenerowanych rezultatów.
Tutaj księgowość spotyka się już z bezpieczeństwem informacji i zasadami wykonywania zawodu.
A co z Claude, Gemini i Perplexity?
Dokładnie ten sam podstawowy mechanizm dotyczący kosztów może mieć zastosowanie do innych narzędzi AI. Jeżeli kancelaria płaci za Claude, Gemini, Perplexity albo inne narzędzie i wykorzystuje je w działalności, wydatek może pozostawać w związku z uzyskiwaniem przychodów.
Nie oznacza to jednak, że sposób rozliczenia VAT każdego narzędzia będzie identyczny. Dostawcą bowiem może być inny podmiot. Może znajdować się w innym państwie. Inaczej też może wyglądać faktura. Inne mogą być dane podatkowe kontrahenta.
Dlatego każdego nowego zagranicznego dostawcę trzeba zweryfikować osobno. Najlepiej skonsultuj to ze swoją księgową.
Czy można rozliczać kilka narzędzi AI jednocześnie?
A co, jeżeli płacisz jednocześnie za ChatGPT, Claude i Perplexity? Sam fakt posiadania kilku podobnych narzędzi nie oznacza jeszcze, że część wydatków automatycznie przestaje być kosztem.
Przedsiębiorca może korzystać z różnych programów służących podobnym celom i w kancelariach prawnych tak właśnie często bywa.
Pamiętaj jednak, że powinien jednak istnieć racjonalny związek tych wydatków z działalnością. Jeżeli każde z narzędzi wykorzystujesz zawodowo i potrafisz wyjaśnić, dlaczego jest Ci potrzebne, argumentacja za gospodarczym charakterem wydatków jest znacznie mocniejsza.
ChatGPT kupiony przed założeniem kancelarii
Możliwe, że płatne konto ChatGPT miałeś jeszcze przed rozpoczęciem działalności. Po otwarciu kancelarii zaczynasz jednak wykorzystywać je przede wszystkim zawodowo.
Nie oznacza to, że powinieneś automatycznie zaksięgować wszystkie wcześniejsze abonamenty jako koszty nowej działalności. Natomiast kolejne okresy subskrypcji wykorzystywane już przy prowadzeniu kancelarii należy oceniać w kontekście działalności.
Warto też przy tej okazji zmienić dane rozliczeniowe na firmowe i uporządkować sposób przekazywania dokumentów księgowej.
Płatność kartą prywatną za ChatGPT
Co, jeśli zapłaciłeś za ChatGPT zapłaciłeś swoją prywatną kartą? Czy straciłeś przez to koszt?
Sam sposób zapłaty nie powinien być jedynym kryterium decydującym o związku wydatku z działalnością. Znacznie ważniejsze jest to, kto rzeczywiście nabywa usługę, w jakim celu jest ona wykorzystywana i czy wydatek został prawidłowo udokumentowany.
Nie oznacza to jednak, że warto mieszać finanse prywatne z firmowymi. Jeżeli subskrypcja jest regularnym kosztem kancelarii, najprościej opłacać ją w uporządkowany sposób i zadbać o prawidłowe dane nabywcy.
Przykład – radca prawny / adwokat korzysta z ChatGPT w kancelarii
Załóżmy, że prowadzisz indywidualną kancelarię prawną. Wykupujesz płatny dostęp do ChatGPT. Wykorzystujesz go regularnie do pracy z tekstem, przygotowywania korespondencji, tworzenia checklist, porządkowania materiałów i pracy nad treściami publikowanymi przez kancelarię. Na koncie podałeś prawidłowe dane firmowe i przekazujesz dokumenty rozliczeniowe księgowej.
W takiej sytuacji związek wydatku z prowadzoną działalnością jest wyraźny. Księgowa musi jednak spojrzeć nie tylko na koszt w podatku dochodowym. Powinna również ustalić:
- kto sprzedał usługę,
- skąd pochodzi dostawca,
- co znajduje się na dokumencie oraz
- w jaki sposób transakcję rozliczyć dla celów VAT.
Ten ostatni element odróżnia ChatGPT od wielu zwykłych kosztów kancelarii.
ChatGPT to tylko jeden z programów wykorzystywanych przez prawników
Nowoczesna kancelaria może płacić miesięcznie za kilkanaście różnych usług:
- LEX lub Legalis,
- Microsoft 365,
- Google Workspace,
- program do zarządzania kancelarią,
- podpis elektroniczny,
- chmurę,
- system CRM,
- program do fakturowania,
- Zoom lub Teams,
- Canva,
- ChatGPT,
- Claude,
- Perplexity,
- inne narzędzia AI.
Podatkowo wspólnym mianownikiem jest przede wszystkim związek wydatku z działalnością. Ale przy każdym zagranicznym dostawcy dodatkowo trzeba sprawdzić zasady rozliczenia VAT.
Jeżeli chcesz zobaczyć inne wydatki, które mogą pojawić się w kancelarii, przeczytaj koniecznie artykuł:
Koszty w kancelarii prawnej – co prawnik może wrzucić w koszty?
Przeczytaj również:
LEX i Legalis w kosztach kancelarii – czy można je odliczyć?
Laptop i komputer w kosztach kancelarii prawnej – jak rozliczyć zakup?
Telefon w kosztach kancelarii – zakup, abonament i użytek prywatny
Twoja księgowa powinna wiedzieć, czym jest ChatGPT
Jeszcze niedawno księgowa mogła dostać fakturę za LEX-a. Dzisiaj dostaje dokumenty za ChatGPT, Claude, Perplexity, Microsoft 365, Google Workspace i kolejne usługi kupowane od zagranicznych dostawców. Znajomość realiów prowadzenia nowoczesnej kancelarii po prostu ma znaczenie.
W web.lex Księgowość zajmujemy się księgowością prawników i kancelarii prawnych. Dlatego interesuje nas nie tylko to, czy faktura „da się zaksięgować”. Chcemy również wiedzieć, do czego służy kupione narzędzie, kto je sprzedaje i jak prawidłowo rozliczyć transakcję.
Zakładasz kancelarię? Sprawdź, jak możemy Ci pomóc ↗️
Prowadzisz już kancelarię? Sprawdź, jak przenieść księgowość do web.lex ↗️
FAQ – ChatGPT w kosztach kancelarii
Czy ChatGPT można wrzucić w koszty kancelarii?
Tak, jeżeli płatny dostęp do ChatGPT jest wykorzystywany w prowadzonej działalności i wydatek pozostaje w związku z osiąganiem przychodów albo zachowaniem lub zabezpieczeniem ich źródła.
Czy faktura za ChatGPT może być wystawiona na firmę?
W ustawieniach rozliczeniowych można podać dane związane z rozliczeniem firmowym i podatkowym. Warto zrobić to przed kolejnym okresem rozliczeniowym i sprawdzić poprawność danych znajdujących się na dokumentach.
Gdzie znaleźć fakturę za ChatGPT?
Dokumentów dotyczących płatnej subskrypcji należy szukać w ustawieniach rozliczeń konta. ChatGPT oraz usługi API mają odrębne systemy rozliczeniowe, dlatego przy korzystaniu z obu produktów dokumenty mogą znajdować się w różnych miejscach.
Czy zakup ChatGPT oznacza import usług?
W przypadku zakupu usługi od zagranicznego podatnika należy ustalić miejsce świadczenia oraz zasady rozliczenia VAT. Jeżeli spełnione są przesłanki właściwe dla importu usług, VAT od transakcji rozlicza w Polsce nabywca.
Czy przed zakupem ChatGPT trzeba zarejestrować się do VAT-UE?
Jeżeli nabywana od zagranicznego kontrahenta usługa jest objęta art. 28b ustawy o VAT i stanowi u nabywcy import usług, przepisy przewidują rejestrację VAT-UE przed dokonaniem takiej transakcji.
Czy można odliczyć VAT od ChatGPT?
Jeżeli kancelaria jest czynnym podatnikiem VAT, a usługa służy wykonywaniu czynności opodatkowanych, podatek naliczony może podlegać odliczeniu na zasadach ogólnych, przy spełnieniu warunków przewidzianych w ustawie.
Czy Claude, Gemini i Perplexity również mogą być kosztem?
Tak, jeżeli są rzeczywiście wykorzystywane w działalności i wydatek spełnia warunki uznania go za koszt podatkowy. W przypadku każdego narzędzia trzeba jednak osobno sprawdzić dostawcę oraz sposób rozliczenia VAT.
Czy mogę mieć w kosztach jednocześnie ChatGPT i inne narzędzie AI?
Samo korzystanie z kilku podobnych narzędzi nie wyklucza ich z kosztów. Każdy wydatek powinien jednak mieć racjonalny związek z prowadzoną działalnością i być odpowiednio udokumentowany.
Autorzy:
Zespół web.lex Księgowość 🔆
Obrazek w poście pochodzi z Unsplash
