Spotkanie z klientem w restauracji – czy prawnik może zaliczyć rachunek do kosztów kancelarii?

W pracy prawniczej od czasu do czasu musisz spotkać się z klientem poza kancelarią. Bywa, że jest to restauracja. Omawiacie szczegóły sprawy, negocjujecie Twoje wynagrodzenie albo ustalacie warunki dalszej współpracy. Na koniec płacisz rachunek i prosisz o fakturę na kancelarię.

Pytanie jest takie: czy taki wydatek możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów swojej kancelarii? A co z kawą wypitą podczas spotkania z potencjalnym klientem? Czy poczęstunek przygotowany w kancelarii również może być kosztem podatkowym? Czy kosztem mogą być również popularne ostatnio śniadania dla klientów kancelarii organizowane w biurze?

Odpowiedź brzmi: tak, ale pod pewnymi warunkami. Nie każdy rachunek z restauracji jest kosztem reprezentacji, którego nie można odliczyć od przychodu.

Poniżej wyjaśniamy szczegółowo, gdzie przebiega ta granica.

Czy obiad z klientem w restauracji jest kosztem podatkowym kancelarii?

Tak. Wydatek na obiad z klientem może być kosztem uzyskania przychodów kancelarii prawnej, jeżeli spotkanie ma rzeczywisty cel związany z działalnością gospodarczą, a dominującym celem wydatku nie jest reprezentacja kancelarii.

Nie oznacza to jednak, że każdy rachunek z restauracji można automatycznie zaksięgować jako koszt podatkowy.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, kosztami uzyskania przychodów są co do zasady wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia ich źródła, z wyjątkiem wydatków wyłączonych ustawowo. Podobną zasadę przewiduje art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Jednym z takich wyłączeń są koszty reprezentacji, o których mowa w art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT. Przepisy wymieniają wśród nich między innymi usługi gastronomiczne oraz zakup żywności i napojów, w tym alkoholowych.

Czy zatem ustawodawca zabrania rozliczania obiadów z klientami?

Nie. Samo wymienienie usług gastronomicznych w przepisach dotyczących reprezentacji nie oznacza, że każdy taki wydatek jest automatycznie wyłączony z kosztów podatkowych. Decydują jak zwykle okoliczności i cel jego poniesienia.

Kiedy spotkanie w restauracji jest kosztem, a kiedy reprezentacją?

Najważniejszą kwestią, którą należy rozstrzygnąć, jest odpowiedź na pytanie: kiedy spotkanie w restauracji jest kosztem, a kiedy reprezentacją przy rozliczaniu wydatków na spotkania z klientami. Zajmijmy się tym teraz.

Czym jest reprezentacja w rozumieniu przepisów podatkowych?

Niestety ustawy podatkowe nie zawierają definicji reprezentacji. W praktyce przyjmuje się, że chodzi tu o…

…. działania, których dominującym celem jest tworzenie lub utrwalanie określonego wizerunku przedsiębiorcy, budowanie jego prestiżu i przedstawianie firmy w korzystnym świetle.

Nie każde działanie, które poprawia relacje z klientem, jest jednak reprezentacją. Przykładowo, spotkanie z klientem w restauracji może służyć omówieniu warunków umowy, przeanalizowaniu problemu prawnego lub podjęciu decyzji o dalszych działaniach. Jeżeli wydatek na posiłek jest uzasadnionym elementem takiego spotkania, istnieją podstawy do uznania go za koszt podatkowy.

Inaczej jednak należy ocenić kolację, której dominującym celem jest wyłącznie uhonorowanie klienta, podkreślenie prestiżu kancelarii albo stworzenie szczególnej oprawy towarzyskiej.

[Jeśli jesteś zainteresowany tematem wydatków na marketing i promocję kancelarii prawnej przeczytaj artykuł pt.: „Marketing kancelarii prawnej – jakie wydatki można wrzucić w koszty?”]

Czy drogi obiad automatycznie oznacza reprezentację?

Nie. W interpretacji ogólnej z 25 listopada 2013 r. Minister Finansów (zobacz tutaj) wyjaśnił, że o zakwalifikowaniu wydatku do reprezentacji nie przesądza ani miejsce spotkania, ani sama wystawność poczęstunku. Oznacza to, że nie istnieje ustawowy limit wartości obiadu, po którego przekroczeniu wydatek automatycznie staje się reprezentacją.

Nie oznacza to jednak pełnej dowolności. Wartość rachunku, charakter spotkania, liczba uczestników i cel wydatku mogą mieć znaczenie przy ocenie całokształtu okoliczności.

Najważniejszy jest rzeczywisty, dominujący cel poniesienia wydatku.

Czy kawa z klientem w kawiarni może być kosztem kancelarii?

Tak. Kawa, herbata czy inny napój zamówiony podczas spotkania z klientem może stanowić koszt podatkowy, jeżeli wydatek jest związany z działalnością kancelarii i nie ma charakteru reprezentacyjnego.

Wyobraź sobie następującą sytuację. Prowadzisz kancelarię i umawiasz się z przedsiębiorcą, który potrzebuje stałej obsługi prawnej. Spotykacie się w kawiarni, omawiacie zakres usług, sposób współpracy i wysokość wynagrodzenia.

Zamawiasz dwie kawy, płacisz rachunek i otrzymujesz fakturę. W takiej sytuacji można uzasadnić związek wydatku z działalnością gospodarczą kancelarii. Nie ma przy tym znaczenia, że spotkanie odbyło się poza jej siedzibą, ani ile ta kawa cię kosztowała.

Inaczej byłoby, gdybyś spotkał się ze znajomym na prywatną rozmowę, a następnie próbował zaliczyć rachunek do kosztów tylko dlatego, że obaj wykonujecie zawód prawnika.

Sama faktura wystawiona na kancelarię nie wystarczy, aby wydatek stał się kosztem podatkowym.

Czy poczęstunek dla klienta w kancelarii można zaliczyć do kosztów?

Co do zasady tak, jeżeli zakup pozostaje w związku z prowadzoną działalnością i nie ma charakteru reprezentacyjnego. Kawa, herbata, woda mineralna, ciastka czy drobne przekąski podawane klientom podczas spotkań w kancelarii są zwyczajowym elementem prowadzenia działalności.

Wydatki na ich zakup mogą więc stanowić koszty uzyskania przychodów. Nie musisz przy tym udowadniać, że każda filiżanka kawy doprowadziła do podpisania umowy o obsługę prawną. Istotne jest to, że zakupy służą prowadzeniu działalności, organizacji spotkań i obsłudze klientów.

Warto jednak odróżnić zwykły poczęstunek od wydatków na organizację wydarzeń, których dominującym celem jest budowanie prestiżu kancelarii. Dotyczy to również popularnych śniadań biznesowych. Sam fakt zorganizowania takiego spotkania nie oznacza jeszcze reprezentacji. Znaczenie ma jego rzeczywisty cel, charakter i okoliczności.

Czy catering zamówiony na spotkanie w kancelarii jest kosztem?

Również może nim być. Przykładowo, kancelaria organizuje kilkugodzinne spotkanie z przedstawicielami spółki, podczas którego omawiane są warunki restrukturyzacji albo szczegóły dużej transakcji. Zamówienie posiłków dla uczestników takiego spotkania może być uzasadnionym wydatkiem związanym z działalnością.

Warto jednak pamiętać, że rozliczenie podatku dochodowego i odliczenie VAT to dwie odrębne kwestie. Do tego jeszcze wrócimy.

Czy obiad z potencjalnym klientem można zaliczyć do kosztów?

Tak. Nie ma wymogu, aby osoba uczestnicząca w spotkaniu była już klientem kancelarii. Wydatki związane z pozyskiwaniem nowych klientów również mogą pozostawać w związku z osiąganiem przychodów.

Zobacz na ten przykład: spotykasz się z właścicielem firmy zainteresowanym stałą obsługą prawną. Rozmawiacie o potrzebach przedsiębiorstwa, zakresie współpracy i proponowanym wynagrodzeniu. Jeżeli poniesiony wydatek jest gospodarczo uzasadniony i nie ma dominującego celu reprezentacyjnego, może stanowić koszt podatkowy.

Co ważne, nie musisz ostatecznie podpisać umowy z potencjalnym klientem, aby wydatek mógł zostać uznany za koszt uzyskania przychodów. Znaczenie ma jak zawsze cel poniesienia wydatku oceniany w momencie jego ponoszenia, a nie wyłącznie późniejszy rezultat spotkania.

Czy lunch z innym adwokatem lub radcą prawnym jest kosztem?

To zależy od celu spotkania. Załóżmy, że prowadzisz kancelarię i spotykasz się z innym adwokatem, z którym zamierzasz wspólnie prowadzić określoną sprawę. Omawiacie podział obowiązków, zasady współpracy i wynagrodzenie. W tej sytuacji wydatki poniesione podczas takiego spotkania mogą mieć związek z działalnością gospodarczą.

Podobnie może być w przypadku rozmów z doradcą podatkowym, notariuszem czy innym specjalistą, z którym kancelaria zamierza współpracować. Natomiast zwykły towarzyski obiad z kolegą po fachu nie staje się kosztem podatkowym tylko dlatego, że podczas rozmowy pojawiły się tematy zawodowe.

Liczy się oczywiście faktyczny charakter spotkania, a nie zawód jego uczestników.

Czy alkohol podczas spotkania z klientem jest kosztem podatkowym?

Uwaga: alkohol to wydatek, do którego należy podchodzić szczególnie ostrożnie. Ustawy o PIT i CIT wymieniają napoje alkoholowe wśród przykładowych wydatków związanych z reprezentacją.

Nie oznacza to, że każdy zakup alkoholu jest bez wyjątku reprezentacją. Jednak przy spotkaniach z klientami kancelarii wykazanie innego, uzasadnionego celu podatkowego może być trudne. Dlatego najbezpieczniej nie zaliczać alkoholu zamawianego podczas spotkań z klientami do kosztów podatkowych kancelarii, chyba że szczególne okoliczności pozwalają na inne, należycie uzasadnione rozliczenie.

Jeżeli rachunek obejmuje zarówno posiłki, jak i alkohol, warto zadbać o możliwość odrębnego ustalenia wartości poszczególnych pozycji.

Czy można odliczyć VAT od obiadu z klientem?

Co do zasady nie. Od usług gastronomicznych nie przysługuje prawo do odliczenia VAT, nawet jeżeli wydatek na posiłek może stanowić koszt uzyskania przychodów.

Wynika to z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT:

Art. 88. 1. Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika:

4) usług noclegowych i gastronomicznych…

Oznacza to, że trzeba rozróżnić dwa pytania:

1. Czy wydatek może pomniejszyć dochód do opodatkowania PIT lub CIT?
2. Czy od zakupionej usługi można odliczyć VAT?

Odpowiedzi nie muszą być takie same. Weźmy pod uwagę taki przykład: obiad z klientem za 216 zł

Adwokat spotyka się z klientem w restauracji. Omawiają szczegóły prowadzonej sprawy. Po spotkaniu prawnik otrzymuje fakturę na 216 zł brutto. Zakładamy, że wydatek spełnia warunki uznania go za koszt uzyskania przychodów i nie ma charakteru reprezentacyjnego.

W takim przypadku:

• kwota 216 zł może stanowić koszt podatkowy, ponieważ nieodliczalny VAT co do zasady zwiększa wartość kosztu;
• VAT od usługi gastronomicznej nie podlega odliczeniu na zasadach ogólnych.

Oczywiście samo posiadanie faktury nie przesądza o prawie do rozliczenia kosztu.

A co z VAT od cateringu i kawy kupowanej do kancelarii?

Tutaj sytuacja może wyglądać inaczej. Zakup kawy, herbaty czy artykułów spożywczych do kancelarii nie jest tym samym co zakup usługi gastronomicznej w restauracji. Również prawidłowo zakwalifikowana usługa cateringowa może być traktowana odmiennie od usługi gastronomicznej.

W takich przypadkach odliczenie VAT może być możliwe na zasadach ogólnych, jeżeli zakupy służą działalności opodatkowanej i nie występują inne ograniczenia. Trzeba jednak prawidłowo ustalić, co faktycznie zostało zakupione. Sama nazwa „catering” na fakturze nie przesądza jeszcze o kwalifikacji świadczenia.

Jak udokumentować spotkanie z klientem w restauracji?

Uwaga: Faktura VAT jest ważna, ale nie zawsze wystarczająca. W przypadku wydatków na spotkania biznesowe warto zadbać również o możliwość wykazania ich rzeczywistego związku z działalnością kancelarii. Przydatne mogą być:

• faktura wystawiona na kancelarię;
• data spotkania i jego cel;
• informacja o uczestnikach, zapisana w sposób uwzględniający poufność;
• krótka notatka wskazująca, czego dotyczyły rozmowy;
• korespondencja lub inne dokumenty potwierdzające biznesowy charakter spotkania.

Nie oznacza to konieczności sporządzania rozbudowanego protokołu po każdej kawie. Na potrzeby wewnętrznej dokumentacji można odnotować po prostu: „Spotkanie dotyczące negocjacji warunków stałej obsługi prawnej przedsiębiorcy”.

[W kancelarii prawnej trzeba przy tym szczególnie uważać na tajemnicę zawodową i ochronę danych klientów. Dokumentacja podatkowa nie powinna ujawniać więcej informacji, niż jest to konieczne.]

Jeśli spotykasz się z klientem będąc w podróży służbowej na pewno zainteresuje Cię również artykuł na temat wydatków w podróży służbowej prawnika, jako kosztów uzyskania przychodu kancelarii.

Kiedy rachunku z restauracji lepiej nie zaliczać do kosztów kancelarii?

Nie każdy wydatek poniesiony podczas spotkania z inną osobą ma charakter firmowy. Problematyczne mogą być zwłaszcza:

• prywatny obiad z rodziną lub znajomymi;
• spotkanie towarzyskie bez rzeczywistego celu gospodarczego;
• przyjęcie zorganizowane przede wszystkim dla podkreślenia prestiżu kancelarii;
• zakup alkoholu na spotkanie o charakterze reprezentacyjnym;
• posiłek prawnika spożywany samodzielnie w zwykłym dniu pracy, uzasadniany wyłącznie koniecznością zaspokojenia osobistych potrzeb żywieniowych.

Nie wystarczy zatem zapłacić firmową kartą i poprosić o fakturę na kancelarię. W każdym przypadku trzeba ocenić, dlaczego wydatek został poniesiony.

Spotkania z klientami a koszty kancelarii – podsumowanie

Najważniejsza zasada jest prosta: nie miejsce spotkania, ale cel poniesienia wydatku decyduje o jego podatkowej kwalifikacji.

Nie oznacza to, że każdy obiad z klientem można automatycznie zaliczyć do kosztów. Oznacza natomiast, że samo spotkanie w restauracji nie pozbawia kancelarii prawa do rozliczenia uzasadnionego wydatku.

W czym możemy Ci pomóc?

Prowadzisz kancelarię prawną i zastanawiasz się, które wydatki możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów? Nie masz pewności, czy prawidłowo rozliczasz spotkania z klientami, podróże służbowe albo inne wydatki związane z prowadzeniem kancelarii?

W web.lex Księgowość specjalizujemy się w obsłudze księgowej adwokatów, radców prawnych i kancelarii prawnych. Dogłębnie znamy specyfikę branży prawniczej i wiemy, że prawidłowe rozliczanie kosztów kancelarii wymaga nie tylko znajomości przepisów podatkowych, ale również zrozumienia sposobu pracy prawnika.

Możemy pomóc Ci w bieżącym prowadzeniu księgowości, prawidłowym rozliczaniu wydatków kancelarii oraz uporządkowaniu dokumentacji podatkowej.

Jeżeli dopiero otwierasz własną kancelarię, pomożemy Ci zorganizować jej księgowość od początku. A jeśli prowadzisz już kancelarię, ale nie jesteś zadowolony z obecnej obsługi księgowej, możemy pomóc Ci zmienić biuro rachunkowe.

Sprawdź, jak możemy Ci pomóc:

Księgowość dla nowych kancelarii prawnych – poznaj naszą ofertę obsługi księgowej dla kancelarii, które właśnie powstają ↗️

Przeniesienie księgowości kancelarii – zobacz, jak łatwo możesz zmienić biuro rachunkowe bez niepotrzebnych komplikacji ↗️.

Masz pytania dotyczące księgowości swojej kancelarii? Skontaktuj się z nami! Chętnie porozmawiamy o Twojej sytuacji i możliwościach współpracy.

FAQ – najczęstsze pytania prawników

Czy faktura za obiad z klientem może być wystawiona na kancelarię?

Tak. Jeżeli spotkanie ma charakter związany z działalnością kancelarii, można uzyskać fakturę na dane firmowe. Pamiętaj jednak, że sama faktura nie przesądza o możliwości zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych.

Czy można rozliczyć kawę z potencjalnym klientem, który nie podpisał umowy?

Tak, jeżeli spotkanie rzeczywiście służyło pozyskaniu klienta, a wydatek nie miał charakteru reprezentacyjnego. Brak późniejszego zawarcia umowy sam w sobie nie wyklucza kosztu.

Czy obiad z klientem w drogiej restauracji jest reprezentacją?

Nie zawsze. Cena i miejsce spotkania nie przesądzają automatycznie o reprezentacyjnym charakterze wydatku. Należy jednak ocenić jego rzeczywisty cel i okoliczności.

Czy można odliczyć VAT od kawy i obiadu w restauracji?

Co do zasady nie, jeżeli zakup stanowi usługę gastronomiczną. Wynika to z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT. Inaczej może wyglądać zakup artykułów spożywczych lub odrębnie kwalifikowanej usługi cateringowej.

Czy rachunek za obiad z klientem trzeba opisać?

Warto to zrobić. Krótka informacja o biznesowym celu spotkania może ułatwić wykazanie związku wydatku z działalnością kancelarii. Należy przy tym chronić dane klientów i informacje objęte tajemnicą zawodową.

Czy kawa kupowana do kancelarii jest kosztem podatkowym?

Co do zasady tak, jeżeli jest przeznaczona do obsługi spotkań z klientami lub innych uzasadnionych potrzeb działalności kancelarii. Odliczenie VAT wymaga osobnej oceny.

Autorzy:
Zespół web.lex Księgowość 🔆

Obrazek pochodzi z Unsplash

Podstawa prawna i interpretacyjna

• Art. 22 ust. 1 oraz art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
• Art. 15 ust. 1 oraz art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
• Art. 86 i art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku od towarów i usług.
• Interpretacja ogólna Ministra Finansów z 25 listopada 2013 r., nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521.
• Wyrok NSA z 17 czerwca 2013 r., sygn. II FSK 702/11.